Jag har fått en del kommentarer på mitt rum. Många har undrat var alla böckerna är eller om jag är en tråkig person. Idag tar jag navelskådandet till nya nivåer och ger en kort förklaring till varför det ser us som det gör på mittrum.
Kontor fyllda med saker har gjort mig alldeles förvirrad. En del tycks klämma in pärmar, böcker och papper så att kontoret är alltid fylld till en bristningsgräns. Dessa är lite mer ovanliga idag, på grund av eller tack vare (beroende på betraktarens perspektiv), eftersom så många sitter i landskap med mindre möjligheter till att samla artefakter. Jag har haft för mig att dessa människor vill signalera om att de har fullt upp och att artefakterna är ett bevis på vad man gjort. När jag började på universitetet såg jag kontor som tog detta till nya höjder. Här på universitetet är signalen, förutom att jag har mycket att göra, också kolla vad jag har läst mycket.
Självklart måste jag utmana detta tänkande i vanlig ordning. Jag tänkte mig att jag kunde använda mig av 5S både för att sortera kontoret, böckerna men också informationen (mejl, filer, m.m.) och kunskap. Dock fanns det vissa saker som inte var så lätta att hantera: myndighetsansvaret (jag måste spara forskningsmaterial) och att komma ihåg vilka böcker jag läst och att snabbt få tillgång till de viktigaste (referenshantering).
Det första jag började med var att ta bort bokhyllor. Jag tänkte mig att en bokhylla (som nu är ett hyllplan) och en skrivbordshurts vore lagom. På det sättet säkerställer jag att jag inte sparar för mycket. En kontorsstol, lampa och fack för korrespondens. En Whiteboard behövde jag också, samt en tavla för visuellhantering av min egen planering, som samtidigt gör att mina kollegor vet hur jag ligger till. Hela inventarielistan finns längst ner.
Tavlan innehåller veckoschema, att-göra-lista, projektplanen och en status-markering (grönt/gult/rött).
En tavla används för personliga minnessaker, jag är ju inte känslolös. Teckningar från pojkarna, tackkort, vykort, m.m. blanda på den tavlan. Ibland kan jag låta mina ögon vila på den tavlan och låta sentimentala vågor skölja över mig.
Böcker blev en enkel sortering: De jag använder dagligen eller minst en gång per vecka, på den egna hyllan. De som jag använder mer sällan än en gång per vecka fick biblioteket ta hand om. Väldigt ovanliga böcker finns Libris som täcker nationellt alla bibliotek med möjlighet till fjärrlån. Jag noterade också efter hand att biblioteket köpte in böcker som jag fjärrlånade flera gånger per år. Hur många böcker använder jag dagligen eller en minst gång per vecka? Ingen. Ordböcker och uppslagverk finns på nätet.
Pärmar är PIA (produkter i arbete), det vill säga under tiden som ett forskningsprojekt pågår eller artikelskrivande så tillåts det finnas pärmar. Men så fort projektet är färdigt skickar jag innehållet till soporna. Det som är forskningsmaterial skannas in och arkiveras i rätt mapp. Kopierade artiklar m.m. slängs eftersom de finns ju på universitets elektroniska lagring, på Google Scholar, eller någon annan av databaserna i världen för vetenskapliga artiklar. Tomma pärmar bär jag tillbaka till det gemensamma förrådet för kontorsmaterial. Lösa blad eller papper behövs inte annat än i pärmar eller temporära lager. Ska antigen slängas eller arkiveras efter arbetet.
När det gäller stödmaterial i form av pennor, block, hålslagare fixade jag det nödvändigaste, liksom det som behövs för korrespondens (extern och intern) i form av brev. Alla får ett minimilager, en beställningspunkt och en orderkvantitet (helst en). Om det blir över, dyker upp eller försvinner justeras det egna lagret mot det gemensamma förrådet för kontorsmaterial. Jag har noterat också att avståndet till biblioteket (ca 400 meter) och det gemensamma förrådet för kontorsmaterial (100 meter) är passande för mikropauser och att röra på sig efter en stunds skrivande.
Genom att lagra dokumenten elektroniskt uppfyller jag myndighetskravet förutom de material som inte är elektroniskt. Men eftersom det finns regelverk för hur dessa dokument och andra artefakter hanteras så är det bara att märka materialet och lämna över det till arkiveringsansvariga. Till artefakter räknas givetvis labbtestresultat och prover också.
Värre var det med referenshanteringen. Hur skulle jag komma ihåg böcker, innehåll, anteckningar mmm? Först började jag laborera med Word och Excel (tänkte också på att bygga en accessdatabas för dessa) men upptäckte snart att det finns verktyg för detta. Initialt Endnote ® men nu har vi gått över till Refworks ® som funkar i princip på samma sätt. Här lagrar man information om allt man läst, kompletterar med anteckningar och en markerad PDF fil om det behövs. Egna anteckningar gick jag över till Evernote ® år tre, men innan dess hade jag fört forskardagbok i Word. Nu hade jag informationen utan att behöva det fysiska objektet. Dessutom finns allt detta i molnet och jag kan få tillgång till dem hemma, på resan eller på jobbet.
På det här sättet behöver jag inte ha städdagar, det sker i samband med att jag avslutar ett projekt eller en artikel, eller ett undervisningspass. Jag behöver knappt någon bokhylla utan kan låta rummet var luftigt, ljust och fräscht. Passar inte alla. Passar mig.