Du sitter på restaurang med några nära vänner; fördrink, lite vin och kanske något til kaffet. Sorlet stiger och du känner att det är dags att gå på toa. Du vet att det är dags för toatestet. Den verkliga effekten av alkoholen kommer att märkas först nu. Samma sak gäller i styrelse- och ledningsarbete; det gäller att resa på sig från konferensbordet och möta verklighetens detaljer.

Den där berusningen från alkoholen känner man inte ofta av mitt i middagen. Ofta kanske lite som bomull runt huvudet. Men när du reser dig, blodflödet sätter igång, och går på toa så flinar du kanske åt din egen spegelbild, kanske missbedömer lite avstånd och då, först då, förstår du effekten av middagen. Vid middagsbordet, när du sitter ner, med dina vänner så är alla lika högljudda och på din relativa skala så är du inget berusad alls.

Samma problem kan inträffa i ledningsgrupper och styrelser. När möten alltid pågår bara i konferensrum och beslut fattas utifrån de underlag som tas dit filtrerade så är det svårt att bedöma sig själv och sin omgivning. Alla är kanske lite för tysta eller högljudda, men det är svårt att avgöra. Det är först när man gör toa-testet som man blir varse om sig själv, sina uppfattningar och relation till den omgivning, eller som vi forskningsvärlden kallar det, kontexten.

Problemet löser du med så kallade gemba walks, egentligen handlar det om att gå och se med egna ögon. Detta måste du dock träna både dig själv och verksamheten i. Om du aldrig har varit ute i verksamheten och samtalat med medarbetarna kommer de att uppleva det som konstigt och oroande att du är där och tittar och ställer en massa frågor. Börja med att träna upp genom att dyka upp då och då, gärna meddela i förväg för att sedan inleda diskussion och undringar. Sedan ska man givetvis om verksamheten är större, inleda styrelsemöten med att vandra runt i verksamheten och bilda sig en egen uppfattning tillsammans. Varför inte börja varje styrelsemöte med en gemba walk? Om det finns flera verksamheter kan det var passande att varva styrelsemöten mellan dessa platser, även om det kan vara tidskrävande.

Genom att bilda dig en egen uppfattning om läget, även om det är små nedstick i verkligheten, kan du bilda dig en bra uppfattning om enskilda människors engagemang, kunskap och syn på ständiga förbättringar och hur de olika initiativ son tagits fram i ledningsgruppen har förankrats. Då är det givetvis viktigt att jobba med öppna frågor och förstå att du inte kan dra för stora växlar på enskilda händelser (anekdotisk bevisföring) men mer om det senare. Det viktiga är att du får en kompletterande bild till de underlag som presenteras.

Dags att gå på toa?