Det här med stordriftsfördelar sitter så hårt i våra tankar, så att ibland undrar jag om det finns inprogrammerat i våra gener eller reglerat via vår kultur. Exempelvis är tanken med nya fikarum att samla hela den stora organisationen för fika på samma ställe för fika. Eftersom fikat är ett sådan viktigt informellt möte där information utbyts på ett friktionsfritt sätt, så borde ett större fikarum innebära att fler tankar utbyts. Det är fel. Det är inte genomströmning av personer i fikarummet som styr informationsutbytet, utan behovet hos människorna.

Jag har haft fördelen att få följa två stora organisationsändringar kopplade till ändring av fikarum, Det ena där organisationen flyttades fysiskt och fick ett nytt fikarum. Det andra där en sammaslagning av enheter och fick ett nytt fikarum. Båda organisationerna arbetar med kunskap, förmedling av kunskap mot en ersättning, en genomströmning av personal och där allt drivs av projekt. På ena stället gav det större fikarummet effekt på det andra var det snarare kontraproduktivt. 

I båda fallen så trodde ledningen att ett större fikarum skulle innebära att fler utbyten skulle ske om man flyttade genomströmningen av människor (idéer) till en större enhet än flera små och dessutom räknade man med mindre kostnader i att sköta maskinerna.

Frågan är om kostnaderna minskar, eftersom det verkar finnas en trappstegseffekt där ett tillräckligt stort fikarum kräver personal på helhet för att ta hand om disk, sopor, påfyllnad av kaffe och leder till att den personalen inte hinner arbeta med annat än fikarummet, där man tidigare även kunde ha andra arbetsuppgifter. Specialisering som en följd av stordriftsfördelar leder till ofta till att det kräver en organisation för att hantera från en viss nivå till en annan och det kan vara svårt att förutsäga det utan en ordentlig uträkning och där statistisk variation får större effekt ju större fikarummet blir (vilka tider går de flesta och fikar och hur påverkar numerären av de som inte befinner sig i mitten av kurvan, det vill säga spridningen).

Det verkar också finnas en omvänd u-kurva som beskriver informationsutbytet. Det vill säga att till en viss storlek av fikarum och genomströmning av personal ökar informationsutbytet men när det når en kritisk punkt så minskar det utbytet med storleken på genomströmning. Minskningen kan bero på att det blir inte lika intimt och man väljer att 'ta ett möte' efter fikat, eftersom det är så många andra människor där. Andra som man inte känner till och vill därför inte prata om eventuellt känsliga saker. Det är kanske rent av en konkurrent som sitter där. Vid mindre fikarum så vet man vilka alla är och deras funktioner och också vem som inte hör dit. Den sociala kontrollen minskar helt enkelt med större fikarum.

Båda organisationerna brottades med dessa frågor, likväl var det mer lyckat på det första jämfört med det andra. Orsaken var att där det lyckades handlade det mer om intern utbyte av kunskap, det vill säga att individerna var väldigt beroende av varandra och projekten var beroende av att erfarenhetsutbyte gjordes internt med jämna mellanrum för. På det andra stället är man mer beroende av extern kunskapsutbyte, det vill säga att det hade ett större värde för individerna att ha ett stort externt informationsutbyte och att projekten styrka låg i extern erfarenhetsåterföring. Det vill säga att människornas behov av informationsutbyte styr korsbefruktningen, inte genomströmningen, även om det i båda fallen blir ljusare och fräschare tack vare det nya.