Dåliga möten är en fruktansvärd tidstjuv. Om tio personer är på ett möte, som tar 60 minuter, där egentligen bara två behövs, så har en hel arbetsdag på 8 timmar slösats bort. Ett sätt att effektivisera arbetsplatsen är givetvis att fokusera på att effektivisera mötet. I första hand ska du undvika dåliga möten med alla till buds stående medel. Vita lögner, gerillataktik och förhalning är alla tillåtna medel i kampen mot dålig möteskultur. Jag har samlat några tips för att minska slöseriet i möten.
I många organisationer används möten alldeles för slarvigt och det gör att värdeskapande tid slösas bort. Jag har varit med på statusmöten som pågått i timmar och sett hur livsglädjen lämnat mötesdeltagare. Ibland tycks möten få ett eget liv och ett eget självvärde. Det har de inte. DU måste ständigt ifrågasätta behovet och syftet med möten.
Möten både fysiska och virtuella har och kommer att få större betydelse i informationsspridning. Ju mer komplex organisationen, produkterna eller kundbehoven blir, desto mer behov av att förtydliga och förklara för varandra kommer vi att få. Därför behövs möten. Här kommer tio tips till att effektivisera dina möten:
1. Ha ett tydligt syfte och mål med mötet. Ibland kan ett syfte vara att bara prata. Det är helt okej, det är också ett syfte. Ofta bör den dock vara mer konkret än så. Blanda inte ihop flera syften, då det kan vara svårt att välja rätt deltagare. Deltagarna kan också ha svårt att känna sig engagerade på flera syften. Det för mig vidare till nästa punkt.
2. Bestäm dig för vilken typ av möte det ska vara. Det finns i princip tre typer; informationsmöte, arbetsmöte eller beslutsmöte. Informationsmöte är när gruppen behöver dela information med varandra; arbetsplatsträff, ledningsmöte och daglig styrning är bra exempel. Arbetsmöte, eller ibland kallad workshop (workshop kan också vara något annat, men mer om det senare), det är att vi behöver gemensamt arbeta med någon fråga; riskanalys, prototyping, målformulering, granskning av någons arbete är bra exempel (jag tog inte upp brainstorming - du kan läsa kort om det här). Beslutsmöte är det när vi ska fatta någon typ av beslut och det kräver att underlaget ska vara klart till mötet. Vilket är min nästa käpphäst
3. Var förberedd och kräv att andra är det också. Läs igenom materialet i förväg och har du inte fått materialet i tid skulle jag starkt rekommendera att inte gå på mötet. Det blir bara slöseri med tid. Är du ansvarig för mötet se till att distribuera material i förväg och berätta vad du vill att deltagarna ska göra med materialet: Läsa igenom noga, ögna eller kommentera. Visar det sig att någon inte har förberett sig på lämpligt sätt så bör du ta upp det med personen i efterhand. Det finns ingen anledning att förnedra någon offentligt. När majoriteten inte har förberett sig: avbryt mötet.
4. Var noggrann med kallelsen. Det underlättar. Kallelsen bör innehålla rubrik, datum, start och sluttid, exakt plats och namn på kallade (cc bör användas med försiktighet). Om det bjuds på fika eller mat så bör du skriva även detta. Här är det lämpligt att skriva syftet med en mening eller två. Försök vara så tydlig som möjligt.
Vidare bör den innehålla en dagordning. Ordet dagordning kan kännas väl formellt ibland, men det går att uttrycka sig i mindre formella ordalag och därigenom få det mer lättsamt. Då kan du ha en körordning klar och på ett enkelt sätt kopiera texten till dagordning och mötesanteckningar.
Slutligen bör kallelsen innehålla bilagor, eller hänvisning till bilagor om de skickas (mot förmodan i dagens samhälle) som papperskopior. Detta är enkelt att administrera i moderna e-post program. Kanske för enkelt. Det finns en risk att man skickar med för mycket material. Du bör också skriva vad du förväntar dig att de ska göra med materialet (se 3. förberedelse).
Avsluta med att du vill få besked om mötesdeltagarna kan vara med eller inte. Den rutinerade mötessamordnaren har givetvis kollat upp detta i förväg och bett deltagarna boka en preliminär tid i sina kalendrar för att undvika att behöva boka en ny tid om någon nyckelperson inte kan vara med.
5. Kom i tid. Se till att tekniken (projektor, whiteboard, pc) fungerar om ni ska använda sådant. Se till att det finns stolar, bord och att det är möblerat på det sätt som du vill. U-form, gruppvis sittning runt ett eller flera bord eller klassrumsplacering; alla möbleringar har sina fördelar och nackdelar. Därför är det viktigt att veta vilken typ av möte det är.
6. Starta på ett bra sätt. Inled med att önska alla välkomna, gå igenom syftet och målet, presentera deltagarna på lämpligt sätt. Se till att alla känner till dagordningen och håll dig till den. Du behöver inte vara formell, om det inte är ett formellt möte som kräver viss formalia. Om det inte är formellt möte skippa frågor om mötesordförande och sekreterare. Om det behövs någon som för anteckningar - se till det. I formella möten väljs denne och i informella måste du lösa det på något sätt. Om du ska vara drivande passar det att någon annan gör det - annars gör det själv. Fråga någon mötesdeltagare som du litar på eller någon utomstående som kan göra det i förväg.
7. Etablera regler för mötet. Ofta är det människor från olika organisationer eller avdelningar med olika syn på vad som är okej på ett möte. Om du inte vill att folk ska ha på telefoner, datorer eller facebook - säg det. Du kan säga det artigt, men bestämt. Det kan ju visa sig att någon väntar på viktiga besked privat eller å jobbets vägnar och då kan denne tillåtas ha på telefonen. Om alla vill ha på sina telefoner så håller du för tråkiga eller för frekventa möten.
8. Moderera. Det är ditt ansvar att gruppen håller sig till den röda tråden. Det går att göra det utan att döda kreativiteten, men det kräver fingertoppskänsla. Ibland måste gruppen låta ta en omväg eller en avstickare. Låt dem göra det. När tillräckligt många zonar ut, ta tillbaka gruppen till syftet.
9. Avsluta i tid. Före eller senast enligt kallelsen. Om det pågår intressanta diskussioner avbryt på ett bra sätt. Om det pågår diskussion som måste få avslutas utöver tiden (vilket i verkligheten aldrig händer utan handlar oftast om att människor vill få det sista ordet), be dem som är aktiva att stanna efter mötet är avslutat för att fortsätta med diskussionen. Oftast blir det inget.
10. Skicka ut mötesanteckningar, presentationer, fotografier från tavlan, senast en vecka efter mötet. Helst samma dag. Om du håller samma struktur i kallelse, dagordning, protokoll kan du göra ganska mycket med genom att klippa och klistra. Dokumentera det viktiga, fokusera på beslut och hänvisa till bilagor vid information. Skicka gärna ett förtydligande om du väntar dig att deltagarna skall göra något efteråt och följ upp att alla aktiviteter som är överenskomna blir gjorda.
Du tycker kanske att det är självklarheter. Det borde de vara, men det är det inte. Det kan verka lite ålderdomligt och fyrkantigt. Det är det. Eftersom möten har en sådan inneboende kraft som kan så effektivt slösa bort tid så förtjänar de att behandlas med försiktighet och respekt, vilket kan ibland uppfattas som fyrkantigt.