Att skjuta upp saker i onödan skapar stress och gör att du inte mår så bra. Rent av misslyckad. Enligt forskning.se så har en stor del av befolkningen problem med att vi skjuter upp saker, istället för att ta tag i dem. En stor tidstjuv är e-post. Jag har tagit fram 10 enkla steg på hur du kan effektivisera hanteringen av mejlen.
Många, liksom jag tidigare, använder inkorgen både som tillflyktsort men också som en ursäkt för att kunna beklaga sig eller beskriva med 'kvantifierbara' termer hur mycket jag har just nu att göra.
- Jag har tvåhundra olästa mejl i min inkorg! Är ett vanligt uttryck för beskriva att man är en upptagen människa, vilket ter sig helt absurt. Antigen så har man svårt att delegera, prenumenerera på för många nyhetsbrev eller en ohållbar arbetssituation. I alla fall borde det inte vara något som vi skryter om.
Jag har inte längre problemet med för mycket mejl, däremot använde jag den tills alldeles nyligen som tillflyktsort när jag vill prokrastionera saker som jag drar mig för att göra. Då slinker gärna muspekaren till outlook-ikonen och jag får en anledning att ta tag i en massa andra saker, istället för att göra det jag ska egentligen göra (skriva avhandling). Jag är inte ensam. Enligt forskning.se så har en studie startats då de bedömer att upp till 20 % av svenskarna har problem med att man skjuter upp saker och har därför startat en terapiform via internet.
Om du inte har tid att gå terapi så kommer här 10 tips på hur du kan effektivisera din mejlhantering.
1. Ett första steg är att planera din tid, men se till att lämna utrymme i daglig planering att arbeta med oförutsedda saker. Om det inte dyker upp oförutsedda saker kan du använda den tiden till att läsa (förmodligen ligger du efter med det) eller förbättra din verksamhet. När du bestämt dig för hur mycket tid som du kan lägga på mejl, telefon, social medier så lägger du in det i din vecko-kalender. Det kan också innebära att du måste kartlägga vad du lägger ner tiden på per vecka. Det är en rolig och intressant övning som för många ofta blir en riktig 'aha-upplevelse'.
2. Jag har avsatt tid för mejl på morgon, vid förmiddagskaffet, lunch, eftermiddagskaffet och när jag ska avsluta för dagen, det blir ca 30 minuter per dag.
3. Det finns funktioner för att få en signal (pip), ett pop-fönster eller ikon längst ner till höger på skärmen. Stäng av dem. Man kan sällan stilla sin nyfikenhet, utan måste gå och kolla på en gång vad det är för något och då styr du inte längre din egen kalender.
4. Jag arbetar med en trestegs-modell med mejlen. (1) Läs, (2) bestäm om det förväntas något av dig, (3) sedan gör det eller arkivera. På det sättet håller du inkorgen i schack. Det värsta är att läsa och bestämma att göra något åt det senare. Då får du börja om igen nästa gång du öppnar inkorgen.
5. Ibland kan det ju vara så att du inte har tid att utföra uppgiften (den planerade tiden för oförutsedda uppgifter räcker helt enkelt inte till) då brukar jag meddela när jag kan utföra uppgiften och sedan göra mejlet till en uppgift (motsvarande funktion finns i de flesta mejl-programmen) och samtidigt ta bort den från inkorgen. Innehållet finns nu i uppgiften istället. Ofta krävs det ett förtydligande från den som vill att du ska göra något. Kräv det på en gång. Det kräver också att du läser mejlet noggrant första gången.
6. Jag använder sparsamt med cc (karbon kopia) eftersom jag själv inte vill veta allt. Det innebär också att jag oftast inte gör något om jag står som cc (kopia) om det inte står explicit i mejlet att det förväntas något av mig (mitt namn). Jag är fullt medveten om att det är en norm som jag skapat och alla förväntas inte känna till detta. Men jag anser att om man inte besvärar sig att skriva mitt namn, då besvärar jag mig inet att göra det.
7. Svara aldrig automatiskt "ja" på mötesinbjudningar (mer om möten senare). Det finns de som har inställt på automatiskt ja om de är lediga i kalendern. Gör inte det - det är bara dumt. Om det inte framgår tydligt tid, plats och syfte, så ska du be att få det förtydligat samt gärna vad du förväntas göra till och på mötet. Om du inte får svar på dom frågorna (och det inte är din chef): tacka nej och gå inte dit.
8. Jag går ytterst sällan eller aldrig in i polemik eller skriver arga mejl. Det finns få chanser att vinna en sådan diskussion eftersom det inte blir lika nyansera, som ansikte till ansiktte och det brukar oftast bara trappa upp diskussionen med ytterligare missförstånd som följd. Gå till personen eller ring och prata istället.
9. Länkar, roliga mejl (tack gode gud så skämten och bilderna minskat), youtube-klipp (som är kopplade till jobbet) använder jag läs senare funktionen som finns i de flesta program (om det kan tillföra mig något) men oftast slänger jag dem. Använd den bokade tiden till att läsa dem när du har tid. Inte tvärtom.
10. Nyhetsbrev är bra. Det är en värdefull del av min omvärldsbevakning. Däremot har jag skapat regler (det går att skapa automatiska regler i de flesta e-post klienter) som styr mejlet automatiskt till en mapp som jag kallat omvärldsbevakning. Jag har också planerat en viss tid varje vecka för att vittja den mappen. Om jag har skippat att läsa nyhetsbrevet tre gånger för att jag upplever att jag inte har tid att läsa just det nyhetsbrevet så är det förmodligen inte viktigt och då brukar jag av-prenumenera. Jag kan ju alltid gå tillbaka igen om jag skulle vilja prenumenera på det igen i framtiden.
Jag tycker också att personlig effektivitet är en viktig del av Lean. Det vill säga; varje enskild medlem av organisationen bör göra sitt bästa för att vara så effektiv som möjligt med sina arbetsuppgifter oavsett om man är operatör, tjänsteman eller chef. Missförstå mig inte. Snabb kommunikation med medarbetare, kunder och leverantörer är viktiga. Viktigare idag än kanske någon gång tidigare. Det handlar om att styra upp din tid och prioritera det som är viktigt.