Ett nyårslöfte är att skriva bättre mejl. Nu tänker du, speciellt om du har jobbat nära mig, att jag borde lova att skriva färre mejl. Eller kanske skriva mail istället för att envisas med att använda ordet mejl.

Oavsett så handlar mejl, rapporter och brev om att kommunicera. Om vi vill kommunicera med vår omgivning ska vi göra det så enkelt som möjligt för mottagren att förstå oss. Det gäller förstås både i tal och skrift. Här är några tips som jag samlat på mig och lovar att tänka på under nästa år.

Jag ska använda korta meningar. Det är så lätta att tappa bort syftet med långa meningar. Det blir svårt för läsaren att fatta. För mig som inte har svenska som modersmål är det extra lätt att tappa bort sig.

Jag ska använda färre komma, semikolon, m.m. Tydligen är det så att vi stannar av vid läsandet och det stör rytmen. Samma sak gäller vid förkortingar som ABC (activity based costig), KSV (kostnad såld vara), FVL (färdig varulager) och så vidare. Det förenklar för skrivaren - inte för läsare.

Jag ska använda aktivt språk. Det gör jag enklast genom att använda pronomen. Det blir också tydligt vem som är avsändare (jag tycker), eller källa (vår projektgrupp).

Jag ska lyfta fram det jag vill ha sagt. Det ska jag göra genom att fet stil eller understrykningar i texten för att lyfta fram det jag vill ha sagt. Jag ska också använda punktlistor och numrerade listor. Punktlistorna ska också vara punktlistor. Inte stycken.

Till sist så lovar jag att använda stavningskontroll.

God fortsättning på det nya året!

Det finns mer att läsa om detta på harvard business review (här)