Är de fler än jag som är lite less på kommentarer från småföretagare så här i semestertider? Kommentarer som: "Vi önskar personal trevlig semester och jobbar sedan själv istället", "4 veckor? Vad sägs om 4 timmars semester?". Jag har själv en liten firma just nu och har även varit företagsledare på ett litet företag men alla övertidsproblemen och semesterrycken beror oftast på två saker: dålig planering och dålig på att ta betalt.

Det finns ingen tvekan om att småföretagen är navet i vår tillväxt. Det är där de nya jobben skapas, tillväxten frodas och den stora mängden människor som får förverkliga sig själva. Stora företag tenderar till att rekrytera eller skapa själlösa robotar. Företagsledarna, på små företag, har sällan någon stab eller annan stöd för utvecklingsarbete, utan måste göra allt själv. Omfattande regelverk och administrativa sysslor tillsammans med komplexa produkter gör ofta att det inte finns möjlighet att ha personer som täcker varandra utan de flesta blir specialiserade på sina arbetsuppgifter utan möjlighet till back-up vid sjukdom eller semester.

Dessutom har det i svenskt näringsliv under en lång tid varit de stora företagen som hyllats och studenter har drömt om att jobba på Ericsson, Scania, ABB eller Astra. Under en lång tid har inte småföretagare fått den ”kred” som de förtjänar, men det håller på att ändras. Idag kallas småföretagare för hjältar, människor börjar inse att det är de små företagen som värnar om orten då brukspatronen flyttar jobben till lågkostnadsländer. 'Going corporate' är ett amerikanskt uttryck där det implicit menas att du väljer hög lön på ett stort företag mot att avstå din själ. Med andra ord har klimatet ändrats och hjältarna måste därmed sluta se sig själva som offer. Det är inte sexigt. Definitivt inte Lean.

En sak som jag ser nu efter att ha varit ansvarig för ett litet företag är två saker. För det första så beror det mesta på att företagledare väljer att prioritera skitsaker ofta eftersom det är lättare att ta tag i än att sätta sig i lugn och planera veckans arbete. Att planera kräver att man sätter sig ner och funderar. Det blir svårt i en miljö där man blir ständigt avbruten av frågor från anställda (som kanske kunde, men får inte, fatta egna beslut) och där man vet att planering baseras på många okända faktorer och förmodligen kräver omplanering och ständiga pareringar. Det kan ibland uppfattas som fördelaktigt att inte planera utan parera hela tiden istället. Jag har själv varit där, även om jag har en akademisk bakgrund med planering som ett av huvudområdena. Det visar bara hur lätt det är att ryckas med. Det är kanske rent av så att prioritering av, det snabba, det dagliga och det som uppfattas akut (utan att ofta vara det) är också ett personlighetsdrag?

Faktorer som gör att planering ofta faller är oförutsedd efterfrågan, dålig beredning och ovilja att välja bort saker. De som oftast kallas oförutsedd efterfrågan är egentligen väntad, eftersom det dyker upp som extraarbete eller tilläggsorder i samband med ett befintligt jobb. Då faller ofta planeringen eftersom resursen, egen företagaren eller den anställda, är planerad till 100 procent för att optimera resursen.  Att då antigen tacka nej (välja bort saker) till tilläggsarbetet eller föreslå kunden att återkomma senare eftersom man redan har lovat en annan kund att starta det jobbet. Det är få som är tydliga med det utan hoppas kunna lösa det med övertid eller helt enkelt startar jobbet och lämnar det i kö när man åker till nästa jobb för att starta upp det och hoppas sedan vid en oövervakad överblick eller då det uppstår väntan på det andra jobbet återgå till det första jobbet. Det innebär att fler och fler jobb startas med konsekvensen att alla blir försenade (se bilden). Detta spelar ingen roll om man är hantverkare eller web-designer; mekanismen är densamme.

Många småföretagare är rädda att säga åt kunden att man inte kan ta det just nu för att man kommer att tappa kunden, men så är inte fallet. Personer som levererar med kvalitet i rätt tid får alltid nya jobb. Dessutom om det är ett sätt att kunna ta mer betalt för jobben då referenserna inser att man faktiskt levererar det man lovat. Ofta hjälper det inte att höja priset på tilläggsarbetet eftersom det bara gör att kunden känner sig lurad, även om viss ökning är tänkbart med hänvisning till övertid, men att förändringen fortplantar sig i planeringen med konsekvens att beredningen av arbetet och administrativa sysslor blir åsidosatta. Det i sin tur leder till att nästa jobb inte förbereds och ett försämrat kassaflöde.

Det rätta är att planera för veckan, men även planera för administration, i den utsträckning som kunder kräver, och för beredning av arbetet. Planera in även garantiåtaganden, baserat på historiska erfarenheter, och dyker de inte upp så kan du använda tiden till att utveckla verksamheten eller göra extra jobb. Dessutom bör du inte planera in mer än 80 % av tiden inklusive icke-produktionstid. Detta är omöjligt enligt många företagare eftersom då skulle de tjäna för lite och svaret blir lika självklart: höj priset.