Jag hade förmånen att prata om LEAN, ERP (Affärssystem) och det tänkta motsatsförhållande, som det diskuterats om under en lång period, på Aktiebolaget systemstöds kunddagar. Idag kan jag avslöja att motsatsförhållandet finns i betraktarens ögon. Största skillnaden är att Lean är PULL, det vill säga material och tjänster köps eller tillverkas först när det finns efterfrågan. ERP är ofta PUSH det vill säga tillverkning sker mot förväntad efterfrågan som baseras på prognoser från historisk data och aktuella order.

Vi måste komma ihåg att ursprunget är olika. ERP kommer från ett tankesätt att effektiv planering och styrning av resurser från inköp, tillverkning, leverans och fakturering sker genom att integrera alla avdelningar och appar genom ett centralt bibliotek och på det sättet eliminerar isolerade öar av information och skapa transparens. Lean (du kan läsa mitt tidigare inlägg: mitt lean) kommer från ett flödesperspektiv. Motsatserna blir då att LEAN utgår från produktion, ERP fokuserar på planering. LEAN är aktionsorienterat, ERP är dataorienterat. LEAN ska eliminera allt icke-värdeskapande, ERP försöker hålla koll på varje aktivitet och material i produktionen.

Det finns fördelar med ERP, effektiv datainsamling, bearbetning och distribution tack vare den gemensamma databasen. Transparensen ökar kommunikation, integrerar processer och avdelningar och gör att man behöver använda telefonen mindre. Det möjliggör och en standardisering och statistisk uppföljning av standardprocesser för jämnare kvalitet och kostnadsbesparingar. Nackdelarna är att det ofta kräver en omfattande och tidskrävande installation, som tar resurser från organisationen. Medarbetare behöver också, förutom läras sig själva systemet, även lära sig de nya standardprocesserna. Risken är också att det göms kostnader i träning av nya processer och system, installation och drift. Behöver organisationen unika processer så leder det ofta till dyra modifikationer.

Största nackdelarna med LEAN är att det kräver en relativt stabil huvudplan, kapacitet och efterfrågan matchas, vilket gör att snabb efterfrågevariation kan vara svårt att hantera. Delning av information för uppföljning och kommunikation med andra avdelningar blir ofta manuell. Dessutom finns det viss kritik mot att det finns få analytiska verktyg för mätning och uppföljning. Det innebär att ERP borde kunna stötta LEAN och vice versa.

Mina egna reflektioner kring detta är att det blir en konflikt då en ERP-installation är IT-fokuserat snarare är produktionsfokuserat. Människorna som arbetar med IT-systemen är ofta långt ifrån produktion och produktionssynsättet vilket kan skapa irritation över att man inte förstår varandra. LEAN principer (JIT, PULL, m.m.) går att tillämpa med ett modernt system. Dessutom kan du genom att använda standardfunktionalitet, få till en initial standard och uppföljning av den.

Det som oroar mig är att få ERP leverantörer pratar om själva förbättringsarbetet, d.v.s. hur ska det lokala förbättringsarbetet drivas så att människor känner sig delaktiga och kan utveckla kreativa metoder för att uppnå kundnöjdhet? Samtidigt vet vi också att en ökad komplexitet ger färre möjligheter till förändring, speciellt om förändringsarbetet blir avhängigt på en IT- eller ERP-specialist som ska vara med som en centralfigur på förbättringsarbetet istället för att vara där som stöd. Det finns också en risk att ett oflexibelt system skapar ett system, en bild eller modell, vid sidan om verkligheten