Jarkko Erikshammar |

Mitt rum

Jag har fått en del kommentarer på mitt rum. Många har undrat var alla böckerna är eller om jag är en tråkig person. Idag tar jag navelskådandet till nya nivåer och ger en kort förklaring till varför det ser us som det gör på mittrum.

Kontor fyllda med saker har gjort mig alldeles förvirrad. En del tycks klämma in pärmar, böcker och papper så att kontoret är alltid fylld till en bristningsgräns. Dessa är lite mer ovanliga idag, på grund av eller tack vare (beroende på betraktarens perspektiv), eftersom så många sitter i landskap med mindre möjligheter till att samla artefakter. Jag har haft för mig att dessa människor vill signalera om att de har fullt upp och att artefakterna är ett bevis på vad man gjort. När jag började på universitetet såg jag kontor som tog detta till nya höjder. Här på universitetet är signalen, förutom att jag har mycket att göra, också kolla vad jag har läst mycket.

Självklart måste jag utmana detta tänkande i vanlig ordning. Jag tänkte mig att jag kunde använda mig av 5S både för att sortera kontoret, böckerna men också informationen (mejl, filer, m.m.) och kunskap. Dock fanns det vissa saker som inte var så lätta att hantera: myndighetsansvaret (jag måste spara forskningsmaterial) och att komma ihåg vilka böcker jag läst och att snabbt få tillgång till de viktigaste (referenshantering).

Det första jag började med var att ta bort bokhyllor. Jag tänkte mig att en bokhylla (som nu är ett hyllplan) och en skrivbordshurts vore lagom. På det sättet säkerställer jag att jag inte sparar för mycket. En kontorsstol, lampa och fack för korrespondens. En Whiteboard behövde jag också, samt en tavla för visuellhantering av min egen planering, som samtidigt gör att mina kollegor vet hur jag ligger till. Hela inventarielistan finns längst ner.

Min Tavla

Tavlan innehåller veckoschema, att-göra-lista, projektplanen och en status-markering (grönt/gult/rött).

En tavla används för personliga minnessaker, jag är ju inte känslolös. Teckningar från pojkarna, tackkort, vykort, m.m. blanda på den tavlan. Ibland kan jag låta mina ögon vila på den tavlan och låta sentimentala vågor skölja över mig.

Böcker blev en enkel sortering: De jag använder dagligen eller minst en gång per vecka, på den egna hyllan. De som jag använder mer sällan än en gång per vecka fick biblioteket ta hand om. Väldigt ovanliga böcker finns Libris som täcker nationellt alla bibliotek med möjlighet till fjärrlån. Jag noterade också efter hand att biblioteket köpte in böcker som jag fjärrlånade flera gånger per år. Hur många böcker använder jag dagligen eller en minst gång per vecka? Ingen. Ordböcker och uppslagverk finns på nätet.

Pärmar är PIA (produkter i arbete), det vill säga under tiden som ett forskningsprojekt pågår eller artikelskrivande så tillåts det finnas pärmar. Men så fort projektet är färdigt skickar jag innehållet till soporna. Det som är forskningsmaterial skannas in och arkiveras i rätt mapp. Kopierade artiklar m.m. slängs eftersom de finns ju på universitets elektroniska lagring, på Google Scholar, eller någon annan av databaserna i världen för vetenskapliga artiklar. Tomma pärmar bär jag tillbaka till det gemensamma förrådet för kontorsmaterial. Lösa blad eller papper behövs inte annat än i pärmar eller temporära lager. Ska antigen slängas eller arkiveras efter arbetet.

När det gäller stödmaterial i form av pennor, block, hålslagare fixade jag det nödvändigaste, liksom det som behövs för korrespondens (extern och intern) i form av brev. Alla får ett minimilager, en beställningspunkt och en orderkvantitet (helst en). Om det blir över, dyker upp eller försvinner justeras det egna lagret mot det gemensamma förrådet för kontorsmaterial. Jag har noterat också att avståndet till biblioteket (ca 400 meter) och det gemensamma förrådet för kontorsmaterial (100 meter) är passande för mikropauser och att röra på sig efter en stunds skrivande.

Genom att lagra dokumenten elektroniskt uppfyller jag myndighetskravet förutom de material som inte är elektroniskt. Men eftersom det finns regelverk för hur dessa dokument och andra artefakter hanteras så är det bara att märka materialet och lämna över det till arkiveringsansvariga. Till artefakter räknas givetvis labbtestresultat och prover också.

Värre var det med referenshanteringen. Hur skulle jag komma ihåg böcker, innehåll, anteckningar mmm? Först började jag laborera med Word och Excel (tänkte också på att bygga en accessdatabas för dessa) men upptäckte snart att det finns verktyg för detta. Initialt Endnote ® men nu har vi gått över till Refworks ® som funkar i princip på samma sätt. Här lagrar man information om allt man läst, kompletterar med anteckningar och en markerad PDF fil om det behövs. Egna anteckningar gick jag över till Evernote ® år tre, men innan dess hade jag fört forskardagbok i Word. Nu hade jag informationen utan att behöva det fysiska objektet. Dessutom finns allt detta i molnet och jag kan få tillgång till dem hemma, på resan eller på jobbet.

På det här sättet behöver jag inte ha städdagar, det sker i samband med att jag avslutar ett projekt eller en artikel, eller ett undervisningspass. Jag behöver knappt någon bokhylla utan kan låta rummet var luftigt, ljust och fräscht. Passar inte alla. Passar mig.

0 Kommentarer

IT och Lean

Ibland träffar jag på människor som säger att Lean inte ska använda sig av IT. Styrkan i filosofin, menar dem, är att köra robusta system med whiteboards, visuella system och standarder. De menar också att IT-system gör att människorna i organisationen fokuserar på fel saker. IT-systemen ska slängas ut. Sedan finns det en annan kategori som menar att Lean passar inte med effektivt användande av IT eftersom det hämmar utveckling av offensiva system och killer apps. Båda har fel.

Dessa två grupper av människor; IT-motständare och Lean-motständare, menar egentligen samma sak. Enligt deras synsätt går det inte att kombinera två synsätt och därför är det lätt att säga att dom har fel. Felet är att de utgår från att filosofin är det centrala i organisationen. Det centrala målet i organisationen är att leverera kundvärde. Sedan kan man använda olika filosofier och metoder för att uppnå det målet. Det gäller att vara pragmatisk.

Om vi tar den ståndpunkten att kundvärdet är det centrala - då kan vi se fördelar med IT som stödjer Lean metoder eller Lean som stödjer IT.

Det finns stora fördelar exempelvis med IT som stöd för Lean. Exempelvis finns det inte väl utvecklade verktyg för; spårbarhet, Performance dashboard vid distribuerat arbetssätt, hantering av arbetsinstruktioner med versionshantering, resursplanerings- och fördelningsverktyg.

Svagheter med tankesättet är också att informationshantering utan IT-stöd kan bli långsam, exempelvis information om förbättringar i produktion, reducering av ledtid med 30 %, kommuniceras inte till marknad kontinuerligt. Den svagheten gör också att processövervakning för identifiering av flaskhalsar och beslut baserat på fakta blir inte lika effektivt som det kunda ha varit med IT-stöd.

En annan sådan svaghet är distansöverbryggande informationsöverföring. Nu kan vissa hävda att man inte ska arbeta distribuerat, men den verkligheten stämmer inte överens exempelvis vid mjukvaruutveckling.

Jag kan tänka mig en rad applikationer som är byggda på manuell informationshantering, men som inte skulle ha varit manuella om inte dåtidens japan både haft analfabetism och saknat IT. De applikationer som skulle utmärkt går att överföra till modern IT-stöd är Kanban (som är just en informationsbärare av order information), andon snöre för att stoppa vi avvikelser, automatiskt kartläggning av avvikelser, leverantörsstyrda lager och delning av efterfrågeinformation, delning av produktfakta, simulering, uppföljning av kvalitetsarbete genom hela företaget.

Ett enkelt exempel är möjligheten att använda smart-telefonen (som nästan alla har) till att fota en avvikelse som då innehåller data om avvikelsen (fotot), position (gps eller wifi), vem det är som har upptäckt avvikelsen och kanske någon kommentar (text). Den kan både skickas automatiskt till leverantören och inom organisationen för uppföljning. På det sätter slipper vi både manuell hantering och fysiskt papper.

Jag ser inget motsatsförhållande mellan Lean och IT, eftersom det senare är ett sätt att flytta, lagra, aggregera och analysera information på ett mindre slösaktigt sätt än vid manuell hantering. Man måste bara undvika att det centrala blir IT och inte kundvärdet, men så kan det bli även med andra metoder. Det centrala är inte SMED (metod för ställtidsreduktion) utan att hitta ett sätt att snabbt ställa om produkter för att kunna vara flexiblare mot kunden.

0 Kommentarer

Teknikfientligt koketteri

Du har kanske träffat dem. Det finns människor som med nästan stolthet i rösten uttrycker en okunskap om teknik. Det kan vara hur man får blue-ray spelaren att fungera, ladda ner filer från dropbox eller utseendet på det nya Windows. Hur lite tid, ointresse, eller förmåga de har med sådana här nymodigheter. Okunnighet och okunskap ska man inte skämmas för. Det kan man åtgärda. Men att stolt uttrycka en teknikfientlighet är svårt för mig att förstå.

Jag har läst precis i veckan på Ny Teknik om hur ämnet teknik inte fungerar på skolan. Bland annat. Jag kommer ihåg mina egna lektioner i teknikämnet,som oerhört tråkiga. Fysik, matte och till och med kemi var roligare. Vi höll oftast på och läsa (!) om någon motor eller motsvarande. Samtidigt hade Wozniak och Jobs skruvat färdigt och börjat sälja Apple produkter, mobiltelefoner började användas och programmering blev känt genom Bill Gates. Det jag försöker säga är att teknik; allt runt omkring oss är oerhört spännande, ganska lätt att förstå, plocka isär, sätta ihop men vi gör det så förbaskat tråkigt. Inte undra på att barnen kräks. Om vi bara hade skruvat ihop en dator då (en ipad idag) – då hade jag nog ändrat åsikt om ämnet. Ofta beror det nog på att lärare inte vet själv hur det fungerar. Varför är exemplvis inte programmering en del av undervisningen idag?

Kan det vara så att det går en rät linje mellan tråkig teknikundervisning och de människor som koketterar med sin teknikfientlighet? Vilka är dessa människor då? Inte de som inte kan, men skulle vilja lära sig. Utan de som är stolta över att de inte kan. Här kommer mina egna observationer.

Ofta är det människor men en bra grund inom något annat. Det är kanske duktiga skådespelare, komiker eller företagsledare. Aldrig musiker – för dom måste behärska tekniken. Eftersom de är duktiga i något annat så har de ett grundmurat självförtroende och behöver inte skämmas för sin ovilja att lära sig.

Ofta har de en position på sitt jobb, organisation eller samhälle. De är kanske läkare, rektorer eller företagsledare. De är sällan operativa – får de måste kunna tekniken. Eftersom de har den positionen kan de delegera åt någon annan att göra det där besvärliga åt dem.

Ofta är de äldre. Inte alltid av ålder, men ofta av mental inställning. Motivet är att eftersom de är så pass gamla behöver de inte ägna tid åt att lära sig de nya sakerna: Gåspennan eller reseskrivmaskinen har en helt annan känsla än datorn. Jag har träffat tjugofemåringar som inte vill lära sig mer, eller pensionärer som hungrigt suktar efter ny kunskap.

Nonsens. Vinylspelaren är inte bättre på annat än att skapa nostalgi. Det handlar enbart om lättja. Eftersom det kostar på en ansträngning att lära sig nya saker och ju mindre man hänger med i utvecklingen desto mer kostar det att komma ikapp. Har dessa människor tänkt på vilka signaler det ger sina medarbetare eller ännu värre våra barn? Det enda konstanta är förändring och det gäller att hänga på för sin egen skull. Tänk om generationerna före oss hade varit så teknikfientliga? Inget Göta kanal, inget AGA, Alfa Laval, Tetra Pak, Ericsson eller ABB.

Jag måste erkänna en sak. Jag var själv på väg dit. Det är ganska bekvämt att bestämma sig att jag kan inte det här, jag har inte tid, eller hit men inte längre. Sedan så gräver man ner sin maginotlinje. Jag insåg att det var början på slutet min egen utveckling.

Därför har jag bestämt för att vi ska ha, om inte den senaste, men nästan senaste tekniken hemma. Jag ska lära mig om appar och molnlagring. Jag hoppade på både Spotify och Netflix tidigt. Jag ska byta telefon en gång per år och dator vart annat år. Bara för att lära mig. Det kostar – men jag håller hjärnan i trim. Hellre en ny padda än hålla på med korsord.

0 Kommentarer

Får morgonpigga mer gjort?

Ordspråk som Morgonstund har guld i mund, early worm catches the bird och definitioner som sjusovare gör att en mängd människor har dåligt samvete för att de har en annan dygnsrytm. Det är nästan så att vi ibland tycker att morgontrötta, till skillnad från morgonpigga, är odisciplinerade. Själv har jag alltid arbetat bäst från morgonen med vissa aktiviteter och har tyckt att jag får mest gjort då. Men är det verkligen så?

Det finns nästan ett underliggande antagande om att morgonpigga får mer gjort på en dag. Själv har också haft den uppfattningen tidigare. Men om man bryter ner verkligheten så dyker det upp andra tolkningar av det vi ser. Det finns två frågor. Är det verkligen så att vi har olika dygnsrytmer och det andra är om vi får mer gjort på morgonen?

För det första så verkar vi människor ha olika dygnsrytmer. En del verkar vara mer aktiva på morgonen och en del andra på kvällen. Det verkar faktiskt som att både djur och växter har biologiska klockor för sömn och vakentid, men att de måste uppdateras hela tiden för att "gå rätt". Det har en studie om grottfiskar visat (den hittar du här). Dessutom verkar sovklockan styras av ett ämne melanopsin som styr detta, det har en annan studie visat som publicerats i Science (den hittar du här).

Folk som är morgontrötta är alltså inte mer lata än de som är kvällströtta (dooh!).

Hur kommer det sig då att vi tror att vi får mer gjort på morgonen. Delvis har det säkert en historisk förklaring. Förr vi hade bara ljuset eller månsken som belysning och då är det faktiskt mer sannolikt att få något gjort dagtid, även om det skulle vara mulet.

Delvis kan det vara våra strukturer. Det verkar som att de flesta är igång ungefär lika lång tid. Natt och kvällsaktiva gör saker på kvällarna istället. Däremot gör våra strukturer i samhället (skolan och jobbet börjar cirka 8) så att de flesta är på jobbet vid den tiden och därför är det lättar att få tag på folk och man inte blir stående väntandes på information eller beslut (vilket kan vara fallet på kvällen). Så kvällströtta är inte odisciplinerade och skulle få lika mycket gjort om vårt samhälle inte styrdes av reglerna om att arbeta från morgonen.

Det jag undrar är bara hur det går för barn som är morgontrötta i skolan? Det är inte anpassat efter deras individuella behov med risken att man inte får utveckla sin fulla potential då man är halvt sovande de första timmarna.

0 Kommentarer

Värdeflödesanalys - en skitig metod

Värdeflödesanalys är en av de mest kända metoderna från Lean-verktygslådan. Det är också den metod som används flitigast när någon ska börja införa Lean-filosofin i en organisation. Värdeflödesanalys har fått mycket uppmärksamhet, delvis för att det är så lätt att greppa, delvis för att det ger en bra översiktsbild men samtidigt har den sina svagheter. Min syn är att värdeflödesanalysen är en bra metod för att kartlägga och analysera processer, med få externa och inte så komplexa beroenden. Styrkan ligger i att den är lite skitig.

Jag har testat olika metoder för att kartlägga och analysera processer. IDEF0, Flödescheman, Användningsfall och 'Brown paper' för att nämna några. Styrkan med IDEF0 och flödescheman (ABC-flowcharter om någon kommer ihåg) var att det blev snygga beskrivningar av informationsflöden. Användningsfall var textbeskrivningar av samma flöde. Styrkan med brown paper var att man inte var så noga med notation utan det skulle verkligen så verkligt ut med inklistrade dokument, uppskattningar osv. Jag tror att Cap Gemini var de som myntade uttrycket brown paper - lite som en motreaktion mot IDEF0 och flödeschemans prydliga värld. Ingen av metoderna var speciellt bra på att beskriva materialflöden eller tjänsteproduktion i samma bild utan man fick göra ett materialflödesschema som en separat modell.

Värdeflödesanalysen kombinerar material och informationsflöde i samma bild. Det ritas för hand (vilket poängteras noga) för att inte skapa en alltför tillrättalagd känsla. Man kan säga att Värdeflödesanalysen kombinerar flödeschemans flödestänk, textbeskrivningar som kompletteringar och brown papers skitiga uttryck. Jag har beskrivit hur vi gjort värdeflödesanalys hos fönstertillverkare, dörrtillverkare och komponenttillverkare och har kommit fram till följande.

Arbetsgången, som jag kört flera, är ganska rättfram. Först beskriver vi dagsläget. Tänkt dig att du följer en detalj genom flödet. Notera noggrant varje processsteg, alla problem och svårigheter. Skriv ner det på ett papper. Här är det viktigt att vara vid processen. Det är ingen bra idé att sätta ett gäng chefer som beskriver hur de hoppas att verkligheten ska vara. Därefter ett ideal-läge där vi beskriver hur bra flödet, som vi följt tidiagre undre dagen, kan vara om 10 år om vi bara gör det kunden vill betala för? Det tredje steget är att beskriva Framtidsläget. Vi vet var vi vill befinna oss om 10 år. Hur långt hinner vi realistiskt på 12 månader, dvs inom en budgetperiod? Det sista steget i den här fasen är att göra en Handlingsplan. Vad måste vi göra och vilka problem måste lösas för att vi ska nå framtidsläget om 12 månader?

Styrkan ligger i att man arbetar ofta i grupp och därigenom hittar ett gemensamt språk och en förståelse för flödet. Genom att följa ett objekt bryr vi oss inte om tillfälliga organisatoriska gränser utan fokuserar på värdet och hur det ska maximeras. Styrkan ligger i också att, även om man använder Microsoft Visios snygga notationer så liknar de också handskrivet, så ser det verkligt ut. Jag tror att tanken är att just inte få det alltför tillrättalagt.

Svagheterna med tekniken är att det är svårt att beskriva komplexa processer med många externa beroenden, eftersom bilden tappar sin styrka om man gör den för komplex. En annan svaghet är också att fokus blir ofta antigen på ledtid, värdeskapande tid eller reducering av aktiviteter genom att hitta standardiserade lösningar som supermarket för buffert eller kanban snurror för att det är enkelt att åskådliggöra. Det är inte helt säkert, rent analytiskt, att det blir den bästa lösningen. Svagheten ligger också att det är en ögonblicksbild utan en förmåga till en dynamisk variation (Jag har publicerat en artikel om detta – den hittar du här).

Det allra bästa är dock att man har ganska kul när man arbetar med värdeflödesanalysen och att det känns som om man får skit under naglarna.

0 Kommentarer

E-post gav handskar för 18 000 kronor

E-post är ett oerhört kraftfullt verktyg för kommunikation. På en sekund kan vi dela information till våra närmsta medarbetare, projektgruppen, vår avdelning eller hela organisationen. Det verktyget där skriven information kan nå hela organisationen med ljusets hastighet kan användas till att mobilsera, skicka viktiga signaler, rädda företag, men också att stjälpa företag. Rätt använt så ökar e-post och mejl förmodligen produktiviteten, fel använt ger det motsatt effekt.

Det flesta organisationer har flera kanaler för skriven kommunikation (möten har jag diskuterat här). Instant messenger för direkt kommunikation. E-post och mejl för relativt direkt kommunikation, som kräver någon form av dokumentation eller bilaga, eller då vi inte kan eller vill nå mottagaren via telefon. Intranät för indirekt, ofta envägs kommunikation för informativa syften genom att lägga ut resepolicy och annan liknande allmän information. En del organisationer har tydliga syften med varje kanal. Andra har det inte.

Om vi behandlar e-post som skriven direkt-kommunikation så ökar det förmodligen produktiviteten per e-post användare. Om vi behandlar e-post som en allmän informationskanal så ökar det förmodligen produktiviteten initialt, men sedan avtar med antalet e-post användare, eftersom bakgrundsljudet kommer att ta värdefull arbetstid i anspråk.

Jag ska ge ett exempel. Jag har under den senaste veckan fått ett antal vettiga och riktiga mejl. Jag har också (liksom alla andra 250 i vår organisation) fått: Ett (1) mejl om tappade handskar. Ett (1) mejl om upphittad nyckel. Tre (3) mejl om olika presentationer, licentiatpresentationer och försvar av doktorsavhandlingar. Ett (1) mejl om uthyrning av lägenhet. Två (2) mejl om workshops som inte hade alls med mig att göra. Två (2) mejl om en bil med lyset på parkeringen. Ett (1) mejl från någon som slutar (inte från min avdelning och som jag aldrig har hört talas om) och som ville berätta det.

Innan jag går på uträkningen så vill jag bara påpeka att vi har andra kanaler för kommunikation som ett väl fungerade intranät och ett veckobrev där all den informationen kunde ha lagts ut.

Totalt elva (11) mejl som kunde ha distribuerats via de andra kanalerna. Om varje mejl tar i snitt 5 minuters avbrott från andra arbetsuppgifter så innebär det på 250 anställda (5 x 250) 1250 minuter. Vilket ger 20,8 arbetstimmar. En halv veckas arbete för ett mejl! Elva mejl i snitt per vecka ger 229 timmar per vecka. Vilket ger på ett år med cirka 46 arbetsveckor (semester, jul m.m. borträknat) 10 542 timmar. Detta ger nästan sex stycken (5,7) helårs anställda.

Om vi räknar på det tappade handskarna, så innebär det med en grov beräkning med en kostnad av 900 kronor per timma och anställd, en prislapp på 18 000 kronor för dessa skinnhandskar (5 x 250 / 60 x 900 = 18.750 kronor). Då hade det varit bättre för organisationen att köpa handskar för 500 kronor och skicka räkningen till avdelningen.

Sifforna kan diskuteras. Är det verkligen 5 minuter? En del lägger mindre tid, en del kollar upp registreringsnumret via trafikverket och mejlar även om detta till den andra (därav två mejl om lyset på bilen). Även om jag lägger e-post läsning på bestämda tider (enligt tidigare inlägg) och om vi räknar att läsning via intranät också skulle ta tid, vilket enbart skulle motivera 1 minut per mejl i genomsnitt, så leder även det till en helårsanställd.

Ett bra tips är att tänka dig för innan du skickar ut ett massutskick nästa gång. Jag vill citera spiderman i detta läge. Med stora krafter följer stort ansvar.

0 Kommentarer

Tio tips för föredrag

Att prata offentligt anses av många vara värre än själva döden. Det är klart att vi känner ångest. Vi vill leverera en upplevelse utan att slösa bort tid och vi vill att publiken ska komma ihåg vårt budskap. Samtidigt har vi upplevt en hel del dåliga tal genom åren och vill inte utsätta vår publik för detsamma. Jag har samlat ihop tio tips från olika källor och personliga erfarenheter som kan underlätta för dig. Kom ihåg att budskapet är ändå det allra viktigaste.

Jag har delat upp tipsen i tre faser; förberedelser, genomförande och efterarbete.

Förberedelser

1. Planera din tid fram till dragningen och skjut inte upp. Grovt kan man säga att 1 timma presentation kräver 10 timmars förberedelser (om du kan ämnet). Ta reda på var du ska hålla presentationen (lokal, utrustning, karta, reseplaner) och kontaktuppgifter till koordinator, beställare, tekniskt ansvarig på stället (om du ska visa bilder).

2. Förbered genom att ställa ett antal frågor till dig själv och den som anordnar föredraget: vad vill du ha sagt, vem är publiken, finns det flera talare och vad ska de prata om?

3. Gör en skiss och en disposition av ditt ämne och budskap. Jag använder power point i detta läge, eftersom det är lättast. Sätt igång och skriv ner 50 frågor, som den tänkta publiken kan ha om ditt ämne. Sortera frågorna i den följd som du tänker dig ha presentationen. Skriv ner svaren. Ditt föredrag är färdigt. I det sista momentet använder jag Word. Gör en presentation (mer om detta senare).

4. Träna själv. Testa framför människor som du litar på kan ge dig riktigt kritisk feedback. Du behöver inga ryggdunkar! Revidera ditt manus och presentation flera gånger.

Genomförande

5. Åk i god tid, helst dagen innan om du ska resa långt. Kolla att du har med dig tekniken (bärbar, kablar, fjärrkontroll, batterier). Lägg upp det så att du kan undvika all tänkbar stress.

6. Meddela koordinator att du är på plats, sök upp rummet och lär känna det. Kolla tekniken både innan ni sätter igång men också just precis innan. Tekniken är det som är svårast att kontrollera i förväg. Om det är någon som talar före dig, se till att du kan lyssna på det (i alla fall slutet) och kan koppla mot det i din start.

7. Sätt dig längst bak, se hur det kan se ut när du håller ditt härliga snack, och slappna av. Kom ihåg att det ska vara roligt! Själv brukar jag vilja gå omkring och vandra utanför och gå igenom föredraget i huvudet. Kör sedan hårt, ha kul, andas och stressa inte i onödan.

Efterarbete

8. Om någon ska hålla en presentation se till att du tar dina grejer så fort som möjligt och gå åt sidan, så att hen kan komma åt att förbereda.

9. Gör dig tillgänglig för publiken för frågor. Om någon vill utveckla samtalet så kan du be dem mejla eller skriva ner sina frågor på deras visitkort så att du kan svara på frågorna senare. Tacka koordinator och tekniskt ansvariga personligen (om de förtjänar det).

10. När du kommer hem; svara de som du har lovat att svara (här är det bra om du fått visitkort). Skicka presentationen (jag gör ofta om den så att jag fyller i med lite text eller frågor som dykt upp under presentationen) till koordinator om det förväntas.

Svårare än så behöver det inte vara. Nu kanske du undrar hur presentationen ska se ut och hur du ska framföra budskapet? Mer om det senare.

0 Kommentarer

Ännu en forskningsrapport

Det är många som suckar när det släpps ytterligare en larm-rapport om vad vi ska, eller inte ska, äta. Suckar ytterligare en gång när kvällstidningar skriver om att klimatforskare, cancerforskare eller forskare om barnuppfostran inte är överens. Det känns som att snart kan inte forskare komma överens om solen stiger upp imorgon. Det kan de inte.

Grunderna för vetenskapligt tänkande (förra inlägget hittar du här) är att forskarna gör modeller av verkligheten. Modellen, eller teorin, gäller under vissa förutsättningar och är inte bättre en dess senaste observation. På samma sätt som en hockeyspelare inte är bättre än senaste matchen eller en musiker inte är bättre än senaste spelningen.Det innebär att forskare arbetar med sannolikheter; det är väldigt sannolikt att solen går upp imorgon, men det är inte helt säkert. Om solen inte går upp imorgon, då måste vi revidera vår modell om universum baserat på den observationen. Nu är inte det någon bra liknelse eftersom utan solen kommer det inte heller att finnas någon forskare som kan revidera modellen. Det här är just det som kan göra folk frustrerade över att det inte ges några fullständiga svar från forskningen utan snarare nya frågor och problematiseringar (jag har skrivit om det här).

Tvärsäkra forskare ska man akta sig för, eftersom det inte ligger i forskningens natur att vara tvärsäker.

Däremot är det så att vissa forskare och rapporter har större förtroendekapital än andra. Är det ett uttryck för elitism och att forskare håller varandra om ryggen? Det kan det vara. Normalt har det göra med rapportens bakgrund. Om den är publicerad i en högre rankad tidsskrift och kvalitetssäkrad har den ett större förtroendekapital än om den inte är kvalitetssäkrad och publicerad av något privat institut eller företag. Tidskriftens ranking avgörs med så kallad impact factor, vilket innebär att tidskriften rankas efter hur ofta forskningen citeras i andra artiklar. Fler citeringar borde tyda på att forskningen är mer relevant och riktig.

Kvalitetssäkring sker med så kallad peer-review förfarande, vilket innebär att sakkunniga forskare inom fältet granskar artikeln och bevisningen. Ofta är både forskaren och sakkunniga är anonymiserade. Tyvärr händer det att man inom specialiserade områden känner till varandra, skrivandet, och därmed kan bli färgade, eller som det kallas att ha bias. Redaktören på tidsskriften bestämmer, utifrån sakkunnigas utlåtande, om artikeln publiceras eller inte.

Exempelvis så har jag skrivit ett antal rapporter som är publicerade på LTU, som inte har speciellt stort förtroendekapital. Trots att jag tycker att de är bra och relevanta. De har inte gått igenom en peer-review process. De är inte publicerade på en tidskrift och dessutom skrivet av en icke-disputerad. Då är det inte speciellt tillförlitlig forskning. Enkelt uttryckt så är rankingen följande (men varierar inom vissa fält): (1) Tidskrift, (2) Konferens, (3) Bok och sist (4) rapporter.

Kom ihåg det nästa gång du hör en larmrapport.

0 Kommentarer

Vetenskapligt tänkande?

En del är missnöjda med att jag använder begreppet vetenskapligt tänkande i min definition av Lean. Kritiken går ut på att jag försvårar Lean och att det skulle räcka med att beskriva det som strukturerat. Jag håller inte med.

Bilden ovan är taget av Luc Viatour / www.Lucnix.be

I min enkla definition av Lean (den hittar du här) så beskriver jag inte det enbart med innehåll som strukturerad uppföljning eller systematiserat förbättringsarbete. Jag tycker att det finns mer i vetenskapligt tänkande att hämta förutom systematiken. Idéer som att basera beslut på fakta, standardisering, tillåtelsen att ifrågasätta och att ompröva kan vi också tillämpa. Vad är då vetenskapligt tänkande enligt min filosofi?

Vetenskapligt tänkande är att, på ett systematiserat sätt, samla information om vår omvärld för att försöka förstå och katalogisera det. Med hjälp av den informationen kan vi skapa en modell av verkligheten, som gäller tills något annat påvisas.

Den första delen handlar om att vi medvetet går ut och samlar empirisk data. Empiri innebär att vi samlar data genom observation. Det innebär att vi inte går ut på måfå och samlar data, utan att vi gör det i ett visst syfte. Det vill säga vi har en idé om hur det borde fungera, eller att det finns problem som ska lösas. Ofta finns det en hypotes, eller ett antagande, om hur det borde fungera. Så är det exempelvis om vi har en svarv som inte fungerar som den ska. Vi tror något (smörjning, spån, etc) orsakar avvikelsen och så börjar vi samla information om stopptider, materialtyp och arbetssätt för att kunna få en helhetsbild.

Sedan skapar vi en modell av hur vi tror att det fungerar och den världsbilden gäller tills motsatsen bevisats. Detta gör vi genom ytterligare observationer som förkastar vår modell, eller teori. Det innebär att vi ska ständigt ompröva vår syn baserat på fakta. Detta skiljer sig från att tro på något. Religion är ett exempel, där vissa sanningar anses vara så grundläggande att de inte behöver bevisas. Men vi behöver inte gå så långt. Inom industrin tror vi ofta saker om våra anställda, maskiner eller kunder, samtidigt som data skulle säga något annat.

I bland beskrivs detta synsätt att vi ska ifrågasätta som att det ska vara “högt till tak”, det vill säga att alla tillåts ifrågasätta, även chefens teori. Därför kan det vara bättre med mindre hierarki i organisationer, eftersom du kan få fram andra hypoteser som kan prövas istället för att tro på något. Samtidigt låter man “fakta” tala för sig och det gör det mindre stigmatiserat att ifrågasätta någon.

Detta synsätt passar också in när vi pratar om standard inom Lean, det vill säga att ett visst arbetssätt gäller tills vi vet något annat, något bättre och först då gäller den nya standarden. Detta schema är jämförbart med hypotesprövning inom forskning.

Det är alltså inte bara det systematiserade arbetssättet vi kan ta med oss från forskningen. Det är också att basera beslut på fakta, standardisering, tillåtelsen att ifrågasätta och att ompröva. Om du vill förstå lite mer om synen på vetenskap och olika vetenskapsgrenar kan jag rekommendera SR filosofiska rummet avsnittet vetenskapskriget från söndag den 6 Januari 2013.

0 Kommentarer

Vem ska egentligen göra tidplanen?

Jag har haft förmånen att handla ett examensarbete som har kommit fram till sprängstoff, i alla fall för byggvärlden. Studenten, har visat, genom att studera på olika väggtyper att entreprenören kanske per definition är oförmögen att skapa den optimala tidplanen för byggarbetsplatsen. Anledningen är att entreprenören fokuserar på byggarbetsplatsen och optimerar resurser istället för att se på hela byggtiden och optimera flödet.

Examensarbetet (som du hittar här) har studerat ett husbyggnadsprojekt där studenten har teoretiskt jämfört tidplaner för olika typer av förtillverkade väggar. Väggarna kommer till arbetsplatsen med lastbil redo för att lyftas på plats med kran. Studenten har visat att genom att fokusera på ledtiden (du kan läsa förra inlägget om ledtid här) istället för att optimera användandet av gubbarna på arbetsplatsen, så blir det både snabbare och mer ekonomiskt.

Detta är väldigt kul och belägger mina och många andras tankar. Jag har också skrivit en artikel tillsammans med en kollega om detta vid brobyggande (den hittar du här) men där är orsaken att entreprenören köper in stora kvantiteter för att minska inköpskostnader, med längre ledtid som följd. Men om vi gör ett grovt antagande att detta förfarande, när entreprenören fokuserar på att hålla resurserna upptagna med jobb eller fokuserar på att köpa in stora mängder, gäller för alla moment inte bara väggmontering. Då innebär det att det planeringssättet gör att alla byggjobb tar längre tid än de behöver egentligen göra. Konsekvensen blir då att huset, bron eller hallen kommer inte kunna tas i bruk lika snabbt och beställaren får inte hyresintäkter, trafik eller kunder lika snabbt som den borde. För att inte tala om ökade räntekostnader, eftersom byggkreditiv är mycket dyrare än vanliga bygglån, vilket leder till dyrare byggande.

För mig innebär det slutsatsen att entreprenören, som erbjuder timmar och material mot en ersättning, inte ska göra tidplanen. Det ska beställaren göra. Nu hävdar vissa att detta görs redan idag, eftersom beställaren bestämmer huvudtidplan. Det är dock en sanning med modifikation eftersom den tidplanen sätts utifrån entreprenörense tolkning av produktionstiden. Därför kommer den tidplanen inte baseras på flödesoptimering, utan på resursoptimering, och kommer att bygga in de säkerheter entreprenören är van att göra. Planeringen borde ta utgångspunkt från att blir klar så snabbt som möjligt med hela projektet, det vill säga utgå från flödesoptimering, och därför kan inte entreprenören ta det ansvaret.

Med detta sagt så borde detta gå att tillämpa även i andra branscher där någon säljer en tjänst, på samma sätt som entreprenören. Det borde innebära att IT-konsulten inte heller ska göra tidplanen.

0 Kommentarer

Därför är ledtid så viktigt

Den första prioriteringen för alla borde vara att minska ledtiden. Det vill säga; tiden det tar att göra vår produkt, leverera vårt projekt eller städa rummet. Det finns två anledningar till att försöka minska våra ledtider inom produkt- och tjänstetillverkning så mycket som möjligt. Det första är statistisk variation och det andra är det okända.

Om vi hade fullständig information om framtiden, det vill säga ingen osäkerhet eller x-faktor, och om den förutsägningen inte kunde variera spelade ledtider mindre roll.

Eftersom vi inte vet exakt hur kunden kommer att bete sig i framtiden, även om vi kan ge en sannolikhet för det beteendet, så kommer vår produktionskapacitet eller lagertillgänglighet baseras på en gissning eller prognos (vilket egentligen är samma sak - den ena är systematiserad). Det innebär att vi kommer att ha tillgång till felaktig kompetens (tjänstetillverkning), felaktig maskinkapacitet (produktillverkning) eller fel grejer på lager. Men ju kortare ledtid, desto mindre grejer måste vi ha för parera för variation.

Kortare ledtid ger alltså färre grejer på gång samtidigt (eftersom varje grej tar en kort tid finns det inte anledning att starta för många samtidigt), som leder till lägre beräknade lagernivåer, vilket i sin tur binder mindre kapital. Det blir enklare att planera eftersom vi kan ha en snabbare återkoppling av informationen och vi får en mer flexibel produktion eftersom det blir närmare det verkliga kundbehovet.

Ledtiden påverkar alltså hur snabbt ett företag kan reagera och leverara till kunden, oavsett om det är en lastbil, IT-projekt eller en vetenskaplig artikel. Så länge grejen finns hos oss och inte tillgänglig för vår kund så får vi ingen ersättning. Kortare ledtid innebär att vår kund kan minska sitt säkerhetslager och vi får betalt snabbare. Värst blir det om grejen är färdig och ligger hos oss utan att skickas vidare till kunden, för då kan den bli trasig, bäst-före-datum går ut eller kunden hinner ändra sitt behov och lastbilen, it-projektet eller artikeln blir obsolet.

Första prioritering för alla organisationer borde vara att få ner ledtiden - eftersom så mycket annat kommer med det. Vi måste vässa våra processer i alla steg. Vi måste arbeta med kvalitet. Vi måste förstå vad kunden vill ha. Därför blir min första fråga på ett företagsbesök (nästan) alltid om just ledtiden.

Vilken är din ledtid?

0 Kommentarer

Fem ’startups’ för en svensk småstad 2014

Att hitta på en bra idé och att driva företag är svårt. Det är tufft även om kunderna och möjligheterna strömmar förbi i ett till synes oändligt flöde som i en storstad. I en småstad, som exempelvis Kalix, är det ett slit utan dess like. Men om du mot förmodan skulle vilja testa att starta ett företag i en svensk småstad så tänkte jag bjuda på fem idéer som jag ser saknas i min egen hemstad Kalix, som finns redan i storstäderna och som borde funka i de flesta svenska småstäder 2014.

Bilden ovan är skapad av Stefan Krause, Germany (Own work) [FAL], via Wikimedia Commons. License se FAL.

Jag har samlat idéerna utifrån det faktum att det ska vara möjligt att starta som en bisyssla vid sidan av ditt ordinarie arbete (har du inget så är det bara att köra på för fullt). Det ska också vara en begränsad investering och det ska kännas rätt i tiden.

1. Den lokala puben är dryckes-varianten på pizzerian som finns i varje småstad. Det behövs ingen stor lokal (ju mindre desto bättre), några pumpar och stolplatser, gärna i anslutning till pizzerian. Tidigare hade detta varit omöjligt med tanke på nykterhetsrörelsen, men idag är vi vana att besöka en pub på våra resor till storstäderna och det skulle vara fullt socialt acceptabelt att smita in och ta en eftermiddagsöl utan att för den skull stanna hela kvällen. Vill du så småningom utveckla så går det att komplettera med pubmat eller några spelmaskiner. Hårdrock i högtalarna går hem i de flesta svenska småstäder.

2. Ett lekland inomhus med bollhav, klätterställningar och rutschkanor som föräldrar, mor- och farföräldrar kan gå med barnen för att driva några timmar. Timmarna utomhus har minskat och barnvakterna känner att det är skönt att hitta på en aktivitet istället för att sitta framför tv:n eller paddan. Givetvis måste du hitta en central lokal, till skillnad från storstäderna så är det inte dyrt, men garanterar ett genomflöde. Du måste hitta egna leverantörer av redskap eftersom att ingå i en franschise är svårt med tanke på kundunderlaget. Detta kan kompletteras med wifi och fika senare. Detta går också att köra med väldigt begränsad personal. Genom att återinvestera så kan du bygga upp verksamheten med nyheter.

3. 24-7 gym betyder att gymmet är öppet 24 tummar om dygnet, 7 dagar i veckan. Kunderna kommer in med hjälp av ett kort (varför inte ett kreditkort för pay-per-stay). Fördelen med detta är att det inte behövs personal – förrän du vill utveckla verksamheten. Det viktiga är att hitta en källarlokal centralt, köpa några maskiner som du kan utöka efterhand som kunderna strömmar till. Även om yrkeslivet i småstäderna betonas av tidiga mornar och mera 9-5-mentalitet så håller detta på ändras och hälsotrenden är tydlig, speciellt bland den äldre generationen som har gått i pension. Detta kan kompletteras med personlig tränare (om du har själv ett intresse) eller gruppträning.

4. En lokaltidning på nätet är att driva en plattform för det lokala intresset av nyheter. Visst gillar vi aftonbladet, expressen och NSD, men det finns inget som att läsa att någon repat en bil i centrala Kalix. Delvis kan du använda social medier för att driva upp antalet läsare både bland boende och utflyttade. De större nyheterna går att länka från länstidningar och de mindre lokala nyheterna kan du skriva själv eller genom att anlita lokala skribenter. Den stora kassakon finns i reklam och familjesidor. Speciellt familjesidor för födelsedagar, begravningar och bröllop är ett organiserat sätt att samla facebook-event mer seriöst. Ingen vill väl kalla till en begravning via facebook (än). Det kräver givetvis en publicistisk tanke och ett seriöst intresse men det är ingen rocket-science. Fördelen är att det inte behövs ett större kapital till en början (en hemsida) och du kan växa i den takt som du orkar.

5. Ett bageri, helst med surdegsbröd, är något som alla längtar efter. Alla är less på brödet från Coop eller Ica som i bästa fall inte smakar något och i sämsta fall är knappt ätbart. Det finns ett klientel som kan tänkas gå och köpa bröd på morgonen (eftersom många är pensionärer som bor i tätorten) och det går sälja vidare till det lokala hotellet, lunchstället eller kanske t.o.m. Ica. Investeringen kräver ett visst kapital men å andra sidan är det fullt möjligt att kombinera med ett vanligt jobb (var dock beredd på några år med tidiga mornar).

Förutsättingen är givetvis att du brinner för någon av idéerna och att du drivs av att det är kul att genomföra detta. Anars går det inte. Du kan inte räkna med stora vinster, men i bästa fall kan du livnära dig på sikt eller åtminstone finansiera en utlandsresa eller två ifall det är en bisyssla. Det finns inga genvägar till rikedom – speciellt om du bor i en svensk småstad 2014.

0 Kommentarer

Stordriftsfördelar i fikarum

Det här med stordriftsfördelar sitter så hårt i våra tankar, så att ibland undrar jag om det finns inprogrammerat i våra gener eller reglerat via vår kultur. Exempelvis är tanken med nya fikarum att samla hela den stora organisationen för fika på samma ställe för fika. Eftersom fikat är ett sådan viktigt informellt möte där information utbyts på ett friktionsfritt sätt, så borde ett större fikarum innebära att fler tankar utbyts. Det är fel. Det är inte genomströmning av personer i fikarummet som styr informationsutbytet, utan behovet hos människorna.

Jag har haft fördelen att få följa två stora organisationsändringar kopplade till ändring av fikarum, Det ena där organisationen flyttades fysiskt och fick ett nytt fikarum. Det andra där en sammaslagning av enheter och fick ett nytt fikarum. Båda organisationerna arbetar med kunskap, förmedling av kunskap mot en ersättning, en genomströmning av personal och där allt drivs av projekt. På ena stället gav det större fikarummet effekt på det andra var det snarare kontraproduktivt.

I båda fallen så trodde ledningen att ett större fikarum skulle innebära att fler utbyten skulle ske om man flyttade genomströmningen av människor (idéer) till en större enhet än flera små och dessutom räknade man med mindre kostnader i att sköta maskinerna.

Kaffemaskin

Frågan är om kostnaderna minskar, eftersom det verkar finnas en trappstegseffekt där ett tillräckligt stort fikarum kräver personal på helhet för att ta hand om disk, sopor, påfyllnad av kaffe och leder till att den personalen inte hinner arbeta med annat än fikarummet, där man tidigare även kunde ha andra arbetsuppgifter. Specialisering som en följd av stordriftsfördelar leder till ofta till att det kräver en organisation för att hantera från en viss nivå till en annan och det kan vara svårt att förutsäga det utan en ordentlig uträkning och där statistisk variation får större effekt ju större fikarummet blir (vilka tider går de flesta och fikar och hur påverkar numerären av de som inte befinner sig i mitten av kurvan, det vill säga spridningen).

Det verkar också finnas en omvänd u-kurva som beskriver informationsutbytet. Det vill säga att till en viss storlek av fikarum och genomströmning av personal ökar informationsutbytet men när det når en kritisk punkt så minskar det utbytet med storleken på genomströmning. Minskningen kan bero på att det blir inte lika intimt och man väljer att 'ta ett möte' efter fikat, eftersom det är så många andra människor där. Andra som man inte känner till och vill därför inte prata om eventuellt känsliga saker. Det är kanske rent av en konkurrent som sitter där. Vid mindre fikarum så vet man vilka alla är och deras funktioner och också vem som inte hör dit. Den sociala kontrollen minskar helt enkelt med större fikarum.

Ukurva

Båda organisationerna brottades med dessa frågor, likväl var det mer lyckat på det första jämfört med det andra. Orsaken var att där det lyckades handlade det mer om intern utbyte av kunskap, det vill säga att individerna var väldigt beroende av varandra och projekten var beroende av att erfarenhetsutbyte gjordes internt med jämna mellanrum för. På det andra stället är man mer beroende av extern kunskapsutbyte, det vill säga att det hade ett större värde för individerna att ha ett stort externt informationsutbyte och att projekten styrka låg i extern erfarenhetsåterföring. Det vill säga att människornas behov av informationsutbyte styr korsbefruktningen, inte genomströmningen, även om det i båda fallen blir ljusare och fräschare tack vare det nya.

0 Kommentarer

Fem tips för lyckade möten

Jag har insett att ett lyckat möte kräver en dialog, oavsett om det är att förhandla, hitta på nya lösningar eller hantera en konflikt. Ett möte blir inte lyckat om en part försöker får fram enbart sin egen åsikt utan att verkligen lyssna på den andra. Jag har själv under en alltför lång tid trott att jag själv har svaren, för att nu inse att de bästa idéerna växer fram eller en bra idé blir bättre i det konstruktiva samtalet.

Jag har tidigare skrivit om hur du får till ett effektivt möte (inlägget "tio tips för effektiva möten" hittar du här). Men bara för att ett möte är effektivt behöver det inte bli produktivt. Ibland är det motsatsen. Här kommer fem enkla tips för att få till ett produktivt möte:

1. Börja med att sitta tillsammans. Möten går att och måste ibland av nödvändighet skötas via Skype, Hangout eller Facetime eller något liknande, vi arbetar trots allt i en global värld. Men för att få till det riktigt förtroliga samtalet bör vi sitta, eller ha suttit, fysiskt tillsammans. Se också till att mötesförhållanden är optimala. Mat är ett bra sätt att för oss människor att närma oss varandra. Lokalens utformning och sittplatsernas placering är också av betydelse. Var närvarande och kolla inte Facebook eller Twitter.

2. Hälsa ordentligt på varandra. Träffas ni första gången så ansträng dig att uttala namn rätt. Själv har jag för vana att lära mig det landets hälsningsfras (Sava, Salam Aleikum, Terve, Nihao) för att visa att jag bryr mig. Det får förstås inte bli pajigt och kännas naturligt.

3. Smörj samtalet. Hitta gemensamma ståndpunkter eller perspektiv på frågan, men också utanför arenan. Det kan vara hockey, teater eller musik. Uppmuntra varandra under samtalet genom att använda 3-1: metoden vid kritik av den andras förslag. Metoden innebär att man säger tre bra saker och ger en förbättringsmöjliget till motpartens ståndpunkt. Det får givetvis inte bli formatiskt. Försök att hitta alternativa möjligheter genom att frasera ”Vad skulle hända om vi gör X istället för Y?”.

4. Låt alla komma till tals. Alla måste få ge sina synpunkter. Ett sätt om ni är flera är att låta frågan ”vandra runt bordet”, det vill säga att får möjligheten men också tvingas till att uttrycka en åsikt. Här kan det finnas kulturella skillnader i hur man avbryter eller bekräftar varandra. Exemplvis kommer jag från en stor släkt i Finland och där pågick det flera parallella samtal, medan min fru kommer från en liten släkt i Sverige där alla förväntas vara tyst och lyssna färdigt. Det viktiga är att förstå kulturen du befinner dig i.

5. Lyssna. Lyssna. Lyssna. Det bästa sättet för att förstå själv, men också få din samtalspartner att förstå för- och nackdelar med deras ståndpunkt är att ställa frågor och lyssna på svaren. Endast genom att lyssna kan du ställa relevanta frågor för att verkligen förstå vad den andra menar och på det sättet utforska din egen ståndpunkt. Då utvecklas idéer.

0 Kommentarer

Personlighetstester i kvadrat

En del rekryteringsfirmor och personalavdelningar vill jobba med kvantitativa mått på personlighetstyper i det goda syftet att hitta ett den saknade pusselbiten till teamet, ledningsgruppen eller arbetslaget. De här kategoriseringsmodellerna är i enklaste form en lek av typen det finns två typer av människor (de som tror på kategoriseringsmodeller och de som inte gör det), i en mer seriös form en fyrfältsmatris och i de mest avancerade ett spindelnätdiagram i flera dimensioner. Fördelen är att detta förenklar rekrytering, nackdelen är att de ofta är nonsens utan vetenskapligt belägg.

Många av oss har varit på teambuilding eller en inspirationskurs för att lära känna oss själv och de i vår närmaste grupp eller rent av en rekryteringssituation där vi fyllt i ett antal frågor om oss själva i olika situationer. Därefter presenteras vår personlighet i en fyrfältsmatris (analytisk, relationsvårdande, resultatdriven eller visionär) eller djur (sköldpadda, giraff, haj, bläckfisk) som ska beskriva våra huvuddrag. Ofta poängteras det att man har dragning åt något håll eller lutar mot någon annan vilket gör att man kan öka antalet dimensioner och på så sätt förklara människor som inte är urtypen av något. Ofta skrattar vi nervöst för det verkar stämma in på oss eller våra arbetskamrater. Problemet är att det skaver lite när man tänker på att man inte alltid funkar så (över tiden) eller att man tagit en annan roll på tidigare arbetsplatser (kontexten).

Först känns uppdelningen i en fyrfältsmatris väldigt vetenskapligt och det är säkert det som gör att vi känner förtroende för den här typen av system. Men hur delarna hänger ihop går det inte säga något om vetenskapligt. Vi kan inte heller säga något om varje kategori; en som är resultatdriven i Sverige, kanske uppfattas som relationsvårdande i USA och en visionär från japan känns kanske analytisk för oss i Sverige. Det blir även ännu svårare om vi ska försöka beskriva någon som är visionär: vad innebär det? Har personen många idéer eller få idéer men som sträcker sig över tiden. Hur beter sig en sådan människa och går det att exakt beskriva hur en sådan människa beter sig på en arbetsplats, umgås eller levererar resultat. Förmodligen inte eftersom det inte finns en universell definition av visionär som är lika för oss alla.

Dessutom är människan och hennes själsliv en komplex varelse där vi antar olika roller och beteenden beroende på kontexten, kulturen, gruppen, hur vi själva mår den dagen eller känner för att göra. Innebär det att vi ljuger om vi är motsägelsefulla eller är olika personer vid olika tillfällen? Förmodligen inte eftersom vi är inga tv-personligheter eller filmstjärnor med ett visst varumärke eller budskap utan vi är just motsägelsefulla och olika dag för dag. Det är alltså ett relativt mått beroende på kultur, sammahanhag, i relation till någon annan, och existerar bara i ett samspel. Självklart ska jag också poängtera att det finns bra och omfattande personlighetstester, men att den omfattning och rigorösa och systematiska angreppssätt används sällan av kurser eller enskilda rekryteringsfirmor.

Risken med den här typen av modeller är att de antigen blir för generella efterhand som vi adderar dimensioner. Då påminner det nästan om astrologi, eller kanske kinesiska stjärntecken med djur, där vi väljer vilket som passar oss och vår självbild. Då har inte testet åstadkommit annat än kostat pengar. Den andra stora risken är att rekryteraren går in med en föreställning om hur en sådan person är (enligt testet) och intervjun bekräftar det man tror sig se.

Jag tror att det är bättre och använda tiden till att ha flera personer som intervjuare och på så sätt skaffa sig kunskap om individen och dess beteende. Prata med referenser och jämför dessa med vår samlade uppfattning. Mycket talar om, rent vetenskapligt, att för att fatta beslut om så komplexa system med omfattande data (eng: rich data) är det bäst att ställa frågor och försöka förstå motiv, drivkrafter och åsikter. Då kan vi bättre förstå om individen kommer att passa in i rollen och vi kan börja därifrån. Kanske med en provanställning som minskar båda parternas risktagning.

0 Kommentarer

Behöver jag äga min bil?

När jag bestämde mig för att ta en Spotify prenumeration för cirka tre år sedan hände det något med mitt eget samlarbeteende. Den bytte skepnad från att spara på saker till att ha tillgänglighet till saker. Det har nu ökat till den milda grad att jag funderar idag på om jag verkligen behöver äga min bil? Anledningen till det här är väldigt enkel: enklare schemahantering och en fildelningskultur som sprider sig till den fysiska världen.

Ungefär samtidigt som Spotify kom Voddler (en sajt för att strömma film som nu är marginaliserad av Netflix) och jag började ifrågasätta mitt samlande av böcker, film (dvd och tidigare VHS) och musik (cd). Jag bestämde mig att från och med nu behöver jag inte längre äga saker. Jag införde köpstopp av böcker, film och musik på annat sätt än genom elektroniskt.

Jag insåg att böcker fanns på bibliotek (idag finns det även möjlighet att ladda ner på padda) och det var mycket bättre än att ha dem hemma. Det sparar plats - vilket var helt i linje med mina Lean tankar. . Nästan all musik fanns på spotify (idag finns t om Metallica, det är väl främst AC/DC som saknas) och fanns det inte så handlar det endast om enstaka låtar (3 stycken på tre år!) som jag kan köpa på iTunes. Film var då lite svårare eftersom jag är emot piratkopiering och det fanns ingen bra sajt. Idag finns Netflix, Filmnet och viaplay som kompletteras med Headweb för nyare filmer och som täcker hela mitt behov av både film och tv-serier. De saker som jag tidigare sparade på i fysisk form fanns nu någon annanstans och som jag kunde nå via telefon, padda, pc eller smart-Tv:n vid behov.

Jag har inte gått så långt att jag sålt av böckerna och musiken som jag investerat i tidigare, men jag har inte köpt något nytt (med undantag av Disneys barnfilmer) Sakta men säkert har faktiskt mitt tycke för att äga saker minskat. När jag sedan i förrgår lyssnade på Filsofiska rummet (podcast) om ägandets kultur så insåg att jag liksom många andra inte längre ser samma starka behov av att äga saker.

Vissa saker som brukskläder, husgeråd och annat som jag vill ha tillgång till exakt när jag behöver det och de inte kan konsumeras via nätet, de kan jag tänkas ha kvar. Saker som står för en orimligt stor del av vår samlade inkomst, exempelvis bil, kan jag faktiskt idag tänkas dela med mig med andra. Villan är lite annorlunda eftersom den ses som en investering. Om jag hade valt att inte amortera så är det tveksamt om det finns något behov av att äga ens villan. Det är alltså kostanden i relation till upplevt värde och sättet som det konsumeras som avgör valet mellan privat och kollektivt ägande.

Hur kommer det sig att vi kan tänkas göra detta idag. Varför inte tidigare? Delvis finns det en moralisk aspekt på detta med tanke på de begränsade resurserna på vår planet, men det är bara en del av förklaringen. Vi är inte mer goda eller upplysta än tidigare generationer. Liksom det faktum att det inte är lika coolt att äga saker (vilket hänger ihop med det första). Jag tror att en del av förklaringen är att schema-hantering har blivit enklare men också att vi är van att dela av oss information på nätet och den delningskulturen (fildelning) har smittats över till den fysiska världen.

Att schema-hanteringen har blivit enklare är delvis att vi har tillgångar till det som förr var ett fysisk a4-papper för bokningar ligger nu i en app i vår mobiltelefon eller padda som vi alltid har med oss. Tidigare krävdes det en fysisk förflyttning till listan för att kontrollera om saken var ledig (tvättstugan bibliotek, bil) men idag kan vi få tillgång till informationen på ett ögonblick. Både om sakens nuvarande tillstånd (är den utlånad och när finns den tillgänglig?) och framtid (är den bokad nästa vecka tisdag?). Eftersom informationen är tillgänglig i samma stund som behovet dyker upp, antigen att använda eller att planera för att använda, så krävs det inte att saken är tillgänglig fysiskt.

Det andra är att delningskulturen på nätet, det vill säga att vi delar personliga foton, erfarenheter och åsikter på nätet, Saker som egentligen är oss mycket närmare och mer personliga än de fysiska sakerna (bilar, märkeskläder) så blir det ju nästan löjligt om vi kan tänka oss att dela med av våra innersta drömmar men inte vår bil. Därför blir det naturligt att dela med sig av bilen.

Svaret är alltså att jag inte behöver äga min bil. Det innebär också att vi troligen kommer att använda oss mer och mer av den här typen delning och till det krävs det mäklare (spotify, netfilx, car-pooling företag, lägenhets förmedlare) som kan vara en person, frivilligorganisation eller vinstdrivande företag som har det som sin affärsmodell. Till den affärsmodellen kopplas det tjänster som underhåll av bilen, säkerställa städning med mera och en rimlig ersättningsmodell (jag väljer ordet ersättning istället för betalning).

Men det innebär också att företag som tillverkar fysiska saker måste hitta affärsmodeller där de kan komplettera sitt erbjudande den här typen av tjänster och finansiering. Anledningen är ju att eftersom vi kan tänkas dela på produkterna så kommer det fysiska behovet att minska (någon räknade med att vi kan minska totala bil-flottan med 10-20 procent genom att dela resurser). Den tappen i försäljning måste man utveckla tjänster för. Logistik kommer därför återigen bli en av de mest centrala delarna av företagets affärsmodell, speciellt med återflödet som idag har behandlats styvmoderligt både av akademi och av industri.

Behöver du äga din bil?

0 Kommentarer

Bokrecension: David and Goliath

En bokrecension av David and Goliath: Underdogs, Misfits, and the Art of Battling Giants (Svensk titel: David och Goliat, kommer troligen i början av 2014) av Malcolm Gladwell, ISBN: 978-0-316-20436-1, Inbunden (Pris: $15,95 på Amazon.com).

Malcolm Gladwells senaste bok och förväntningarna var skyhöga när jag dök in i den (De andra Gladwell recensionerna hittar du här, här och här). Idén med den här boken är att vända på tanken om nackdelar och hinder. Kort sagt innebär det att människor som tidigt får uppleva motgångar gör att de stärks av detta. Gladwell visar detta, genom att beskriva några case; hur människor som har dyslexi, tappat en förälder tidigt eller tillhör en förtryckt minoritet, är tvungen att utnyttja sina styrkor, minimera effekten av hindren och därigenom blir rustade på ett sådant sätt att de har en konkurrensfördel gentemot andra i samhället.

Boken inleds med att på ett spännande och för mig ett nytt sätt beskriva den kända kampen mellan David och Goliat. Ett sätt som får mig att förstå att det inte egentligen fanns någon annan rimlig utgång än att David skulle vinna. David använde sina svagheter som styrkor, vilket gjorde att Goliats uppenbara styrkor blev hans fall. Som vanligt har Gladwell ett par argument som stödjer huvudtesen: fördelar med nackdelar, teorin om eftertraktad svårighet och maktens begränsningar.

Fördelen med nackdelen är beskrivet med exemplet David och Goliat, men också hur genom att ständigt ifrågasätta regler så kan du ändra spelplanen. Detta visar Gladwell genom beskriva om en kille från Pakistan som ska coacha sin dotters basketlag, som bestämmer sig att göra det utan att skrika åt barnen en enda gång. Han inser snabbt att dessa tjejer, som aldrig har spelat basket, inte kommer att ha en chans om de spelar som de andra. Därför tränar han deras syreupptagning och de börjar spela offensiv checkning och på det sättet hindra motståndaren att komma på deras planhalva, istället för att vandra tillbaka efter ett mål som är brukligt. Detta sätt gör att de vinner och gör de andra rasande eftersom så ska man ju inte spela egentligen. Vidare visar Gladwell på att det inte är antalet elever i en klass (till en viss gräns) som avgör studieresultat. Det är hängivenheten hos de som är lärare och deras vilja att göra något mer. Det verkar faktiskt vara så att efter en vis stund så har det motsatt effekt att minska på klasser. Det sista exemplet är att det är bättre att vara en stor fisk i en liten dam än liten fisk i den stor damm. Det visar han genom att de som bildat sig vidare (Harvard respektive mindre renommerade, men inte dåliga skolor) där den nedre kvartilen (rent IQ mässigt) på Harvard har samma poäng som övre kvartilen i mindre kända skolor, men att dessa presterar sämre (rent vetenskapligt) än de från andra skolorna. Det verkar bero på att man jämför sig med andra i sin omgivning. Därför känner sig de som är sämst på Harvard sig dåliga och de som är bäst på andra skolor duktiga.

Teorin on eftertraktad svårighet visar han på ett antal människor som trots svårigheter lyckas. Svårigheten kan vara dyslexi, eller att de tappat ena föräldern tidigt, eller på andra sätt fått utså saker som inget barn ska behöva utstå, samt att de som är ständigt förtyckta, exempelvis afroamerikaner i USA. Dessa människor har kämpat och lyckats ta sig vidare. Men även om de har lycktas så vill de ändå inte att sina barn ska få samma problem. Detta blir en paradox, för deras barn när deras föräldrar klättrat så högt i samhällsstegen och anses vara lyckade kommer inte att få någon morot att kämpa och kommer därför heller inte troligen att lyckas mer än genomsnittet. Å andra sidan behöver de kanske inte det heller. Detta påminner om det som min karatetränare brukade säga: "Det som inte dödar - härdar". Gladwell menar också at talangfulla barn kommer från bra hem, genier kommer från svåra förhållanden. Jag vill också lyfta fram kapitlet om “rörelsen” där jag, som kanske många andra, trott att alla afroamerikaner var med och kämpade för deras rättigheter. Så var det riktigt inte utan, genom list och smarta strategier och lite fuffens lyckades rörelsen för afroamerikaneras lika rättigheter att skapa oro och låta överheten ta till maktmedel. Denna maktdemonstration spred sig via massmedia till amerikanska medelklasshem och tillräckligt många insåg att segregering inte kan fortgå i landet.

Detta knyter an till det sista argumentet att makten har endast verkan om vi accepterar det. Om människorna inte accepterar överhögheten och vägrar ge makten, kommer våldsverkaren att tappa den. Makt kan bara förtrycka till en viss gräns innan det vänder. Och när vändingen kommer går det inte att stoppa.

Boken är intressant ut många perspektiv. Men det som kanske Malcolm inte lyfter fram riktigt tydligt, även om han nämner det, är att det krävs en viss nivå av utbildning för att lyckas (i jämförelsen mellan Harvard och inte-fullt-så-bra skolor) och att det är faktiskt 9 av 10 som tappar en förälder, eller som har dyslexi som inte lyckas och hamnar på fel vägar. Det gör också att trovärdigheten för tesen faller lite grann. Däremot om man tar tesen för att fundera på hur det kommer sig att så många växer fram trots svårigheter, speciellt genier, så är det givetvis en intressant tankemodell.

Min rekommendation blir definitivt läs (men låna gärna på bibliotek)!

0 Kommentarer

Bokrecension: Blink - Den intuitiva intelligensen

En bokrecension av Blink - Den intuitiva intelligensen (originaltitel: Blink. The Power of Thinking without Thinking) av Malcolm Gladwell , ISBN: 978-91-7263-803-7, inbunden, 2006, Nordstedts Pocket, Stockholm. Slutsåld på förlaget men finns som engelsk version i pocket för 76 kronor inklusive moms på bokus.com

Malcolm Gladwells andra hyllade bok driver tesen om att människan inte är en så rationell beslutsfattare som vi verkar tro och hoppas. Boken var nog mer kontroversiell för tio år sedan, medan vi nu mer tycks medge att våra beslut inte alltid är så rationella som vi vill.

Gladwell bygger upp argument kring vår förmåga att fatta beslut på intuition, så kallad magkänsla, och menar att första intrycket faktiskt kan vara helt rätt. Han lyfter också upp frågorna när kan vi lita på vår intuition och när bör vi förlita oss på annan sorts beslutsfattande. Slutligen menar han att det går att lära sig tolka och behärska sina snabbomdömen och första intryck.

Det första steget om att vi bör och kan lita på vår intuition är genom att förstå ett begrepp som Gladwell kallar thin slicing (vilket översatts till "skära i tunna skivor") vilket innebär att du som människa kan skapa en helhetsbedömning med hjälp av några få mätpunkter. Ungefär som när man var liten och fick ett pysselboksblad där det fanns numrerade punkter från 1-20 och när man drog pennan från 1-20 så dök det upp en bil, elefant eller något annat. Så småningom lärde man sig att se helheten utan att dra strecken med pennan. Detta exemplifierar han genom att en tennistränare kunde förutse dubbelfel väldigt snabbt. Detta för att han troligen tittar på ett par nyckelpunkter (hans öga vandrar på ett antal punkter vilket gör det möjligt att förutsäga nästa händelse). Vilket leder till en av slutsatserna i boken. Träning, systematisk katalogisering av kunskap och erfarenhet bildar expertis som gör att intuition blir mer tillförlitligt än om ett otränat öga försöker se dubbelfel (de kommer att förmodligen ha samma utdelning som att kasta mynt).

Exemplet med gissning visar också svagheten med intuition: om vi inte har expertis så finns det en stor risk att vi kommer att bedöma med grundval på fördomar och förutfattade meningar. Det belyser Gladwell exempelvis genom att beskriva hur kvinnliga musiker kommit med i orkester tack vare att provspelning utförts bakom ett skynke där utvärderare inte vetat kön förrän efteråt. Det kan också vara en tänkbar förklaring till överrepresentation av män i ledande befattningar i näringsliv, forskning och offentlig verksamhet.

En annan viktig aspekt av thin slicing är att det är erfarenheten som avgör om man kan fatta korrekta beslut, inte mängden av information vid beslutsfattandet. Det kan vara till och med så att om man ökar mängden information vi beslutsfattandet så kommer det inte att hjälpa beslutfattaren. Därför kan strukturella modeller (checklistor, excelark) bara öka andelen information men om du inte kan välja informationen så kommer det inte att hjälpa dig (Detta har några kollegor till mig, Erika Hedgren, Susanne Engström och Lars Stehn skrivit om i sin forskning där de menar att innovation kan hämmas om man inte tar hänsyn till det man inte vet - det hittar du bland annat här, här och här). Speciellt om vi ställs inför en ny situation där vår motspelare agerar på ett sätt som vi inte väntat oss, då blir det strukturella beslutsstöden sämre än intuitionen enligt Gladwell.

Gladwell bygger upp, som vanligt argumentationen på ett bra sätt. Jag har till och med kommit att tycka om hans sätt att referera till andra studier, där han anger referensen, vilka resultat den studien har kommit fram till och hur det kan användas i det här perspektivet. På ett sätt som faktiskt många av oss forskare borde göra istället för att bara ange resultat, namn och år. Jag har haft problem med detta tidigare (recensionerna för Framgångsfaktor och tipping point). Som vanligt kan man kritisera texten för att enbart lyfta fram de exempel som stödjer tesen snarare än betraktat ett fenomen och sedan analysera utifrån det. Vi som läsare vet ju inte hur många exempel Gladwell förkastat innan han hitta de rätta casen. Det är ju inte forskning utan en populärvetenskaplig beskrivning av forskning så det är helt okej enligt mig. Om du kan bortse från det så blir min rekommendation att läsa (definitivt låna ej köpa) istället för att se på tv någon kväll, eftersom det är en roande bok och igenkänningsfaktorn är hög.

0 Kommentarer

Den kommunikativa chefen som missade kommunikationen

Det är så lätt att bli inspirerade av managementlitteratur, av kurser och handböcker. Marknaden svämmas över med den här typen av produkter eftersom många chefer suktar efter vägledning. Det är en ganska svår uppgift att leda medmänniskor. Det här utbudet är vanligt förekommande även inom Lean. Men vad händer när chefen tar intryck, säger nåt som man ska förändra och sedan gör som man alltid gör? Vad händer med den tänkta kulturförändringen? Här är ett exempel som belyser det.

Jag har haft förmånen att få tillgång till en chef och har följt denne ungefär som en fallstudie. Chefen ansvarar för en avdelning på ca 30 personer i en större organisation och som har precis börjat sin Lean resa. Chefen har varit väldigt resultatfokuserad och anses vara allmänt kompetent, både i och utanför den egna organisationen. Här är ett scenario som beskriver hur det kan gå ibland, när man vill mer än man kan.

Chefen hade insett att kommunikation är viktigt. Chefen hade hört det vid flera tillfällen och när divisionsledningen tog alla chefer på kurs och tvingade cheferna att läsa Handboken ”Den kommunikativa chefen”, så insåg chefen att nu är det dags att förändra. Boken (du hittar den här), som jag själv endast bläddrat i, ger chefer konkreta råd i kommunikationen med de egna medarbetarna. Handfasta modeller, beskrivningar och tips - precis det som chefen behövde. Chefen kände sig oerhört inspirerad.

Nästa avdelningsmöte drog chefen igenom några nyckelpunkter för vad som skulle gälla från och med nu. Avdelningsmötet skulle vara just ett möte mellan medarbetarna och chefen. Det skulle vara en dialog och samtalet ägs av medarbetarna, inte chefen! Vidare skulle inte chefen slösa allas tid genom att informera om 'saker'. Information ska tryckas ut via hemsida och mejl och endast förtydligas med samtal på avdelningsmötet. Det mänskliga mötet skulle vara i centrum.

Hur gick det då?

När medarbetarna började ställa kritiska frågor kring det nya sättet avbröt chefen samtalen. Diskusisonen tog en annan vändning som chefen inte hade förberettt sig för. Medarbetarna var ju inte alls med på tåget. Ville de inte ha dialog? Det surrade ju bara om ovidkommande saker. Snart började chefen snegla på klockan och fastställde:

- Nu hinner vi inte mer med detta! Vi har fler planerade punkter på agendan att arbeta igenom.

Chefen fortsatte att informera och mötet avslutades i tid som brukligt så att alla hann till kafferasten. Personalen såg helt förvånade ut. Vad var det som hände? Inte hade chefen bara cementerat sitt egna gamla beteende utan agerandet hade också minskat förtreonde för chefen i gruppen.

Hur tror du Lean införandet, eller någon annan förändring, kommer att gå på den här enheten i fortsättningen?

0 Kommentarer

Personlig Effektivitet: Tio tips för effektiva möten

Dåliga möten är en fruktansvärd tidstjuv. Om tio personer är på ett möte, som tar 60 minuter, där egentligen bara två behövs, så har en hel arbetsdag på 8 timmar slösats bort. Ett sätt att effektivisera arbetsplatsen är givetvis att fokusera på att effektivisera mötet. I första hand ska du undvika dåliga möten med alla till buds stående medel. Vita lögner, gerillataktik och förhalning är alla tillåtna medel i kampen mot dålig möteskultur. Jag har samlat några tips för att minska slöseriet i möten.

I många organisationer används möten alldeles för slarvigt och det gör att värdeskapande tid slösas bort. Jag har varit med på statusmöten som pågått i timmar och sett hur livsglädjen lämnat mötesdeltagare. Ibland tycks möten få ett eget liv och ett eget självvärde. Det har de inte. DU måste ständigt ifrågasätta behovet och syftet med möten.

Möten både fysiska och virtuella har och kommer att få större betydelse i informationsspridning. Ju mer komplex organisationen, produkterna eller kundbehoven blir, desto mer behov av att förtydliga och förklara för varandra kommer vi att få. Därför behövs möten. Här kommer tio tips till att effektivisera dina möten:

1. Ha ett tydligt syfte och mål med mötet. Ibland kan ett syfte vara att bara prata. Det är helt okej, det är också ett syfte. Ofta bör den dock vara mer konkret än så. Blanda inte ihop flera syften, då det kan vara svårt att välja rätt deltagare. Deltagarna kan också ha svårt att känna sig engagerade på flera syften. Det för mig vidare till nästa punkt.

2. Bestäm dig för vilken typ av möte det ska vara. Det finns i princip tre typer; informationsmöte, arbetsmöte eller beslutsmöte. Informationsmöte är när gruppen behöver dela information med varandra; arbetsplatsträff, ledningsmöte och daglig styrning är bra exempel. Arbetsmöte, eller ibland kallad workshop (workshop kan också vara något annat, men mer om det senare), det är att vi behöver gemensamt arbeta med någon fråga; riskanalys, prototyping, målformulering, granskning av någons arbete är bra exempel (jag tog inte upp brainstorming - du kan läsa kort om det här). Beslutsmöte är det när vi ska fatta någon typ av beslut och det kräver att underlaget ska vara klart till mötet. Vilket är min nästa käpphäst

3. Var förberedd och kräv att andra är det också. Läs igenom materialet i förväg och har du inte fått materialet i tid skulle jag starkt rekommendera att inte gå på mötet. Det blir bara slöseri med tid. Är du ansvarig för mötet se till att distribuera material i förväg och berätta vad du vill att deltagarna ska göra med materialet: Läsa igenom noga, ögna eller kommentera. Visar det sig att någon inte har förberett sig på lämpligt sätt så bör du ta upp det med personen i efterhand. Det finns ingen anledning att förnedra någon offentligt. När majoriteten inte har förberett sig: avbryt mötet.

4. Var noggrann med kallelsen. Det underlättar. Kallelsen bör innehålla rubrik, datum, start och sluttid, exakt plats och namn på kallade (cc bör användas med försiktighet). Om det bjuds på fika eller mat så bör du skriva även detta. Här är det lämpligt att skriva syftet med en mening eller två. Försök vara så tydlig som möjligt.

Vidare bör den innehålla en dagordning. Ordet dagordning kan kännas väl formellt ibland, men det går att uttrycka sig i mindre formella ordalag och därigenom få det mer lättsamt. Då kan du ha en körordning klar och på ett enkelt sätt kopiera texten till dagordning och mötesanteckningar.

Slutligen bör kallelsen innehålla bilagor, eller hänvisning till bilagor om de skickas (mot förmodan i dagens samhälle) som papperskopior. Detta är enkelt att administrera i moderna e-post program. Kanske för enkelt. Det finns en risk att man skickar med för mycket material. Du bör också skriva vad du förväntar dig att de ska göra med materialet (se 3. förberedelse).

Avsluta med att du vill få besked om mötesdeltagarna kan vara med eller inte. Den rutinerade mötessamordnaren har givetvis kollat upp detta i förväg och bett deltagarna boka en preliminär tid i sina kalendrar för att undvika att behöva boka en ny tid om någon nyckelperson inte kan vara med.

5. Kom i tid. Se till att tekniken (projektor, whiteboard, pc) fungerar om ni ska använda sådant. Se till att det finns stolar, bord och att det är möblerat på det sätt som du vill. U-form, gruppvis sittning runt ett eller flera bord eller klassrumsplacering; alla möbleringar har sina fördelar och nackdelar. Därför är det viktigt att veta vilken typ av möte det är.

6. Starta på ett bra sätt. Inled med att önska alla välkomna, gå igenom syftet och målet, presentera deltagarna på lämpligt sätt. Se till att alla känner till dagordningen och håll dig till den. Du behöver inte vara formell, om det inte är ett formellt möte som kräver viss formalia. Om det inte är formellt möte skippa frågor om mötesordförande och sekreterare. Om det behövs någon som för anteckningar - se till det. I formella möten väljs denne och i informella måste du lösa det på något sätt. Om du ska vara drivande passar det att någon annan gör det - annars gör det själv. Fråga någon mötesdeltagare som du litar på eller någon utomstående som kan göra det i förväg.

7. Etablera regler för mötet. Ofta är det människor från olika organisationer eller avdelningar med olika syn på vad som är okej på ett möte. Om du inte vill att folk ska ha på telefoner, datorer eller facebook - säg det. Du kan säga det artigt, men bestämt. Det kan ju visa sig att någon väntar på viktiga besked privat eller å jobbets vägnar och då kan denne tillåtas ha på telefonen. Om alla vill ha på sina telefoner så håller du för tråkiga eller för frekventa möten.

8. Moderera. Det är ditt ansvar att gruppen håller sig till den röda tråden. Det går att göra det utan att döda kreativiteten, men det kräver fingertoppskänsla. Ibland måste gruppen låta ta en omväg eller en avstickare. Låt dem göra det. När tillräckligt många zonar ut, ta tillbaka gruppen till syftet.

9. Avsluta i tid. Före eller senast enligt kallelsen. Om det pågår intressanta diskussioner avbryt på ett bra sätt. Om det pågår diskussion som måste få avslutas utöver tiden (vilket i verkligheten aldrig händer utan handlar oftast om att människor vill få det sista ordet), be dem som är aktiva att stanna efter mötet är avslutat för att fortsätta med diskussionen. Oftast blir det inget.

10. Skicka ut mötesanteckningar, presentationer, fotografier från tavlan, senast en vecka efter mötet. Helst samma dag. Om du håller samma struktur i kallelse, dagordning, protokoll kan du göra ganska mycket med genom att klippa och klistra. Dokumentera det viktiga, fokusera på beslut och hänvisa till bilagor vid information. Skicka gärna ett förtydligande om du väntar dig att deltagarna skall göra något efteråt och följ upp att alla aktiviteter som är överenskomna blir gjorda.

Du tycker kanske att det är självklarheter. Det borde de vara, men det är det inte. Det kan verka lite ålderdomligt och fyrkantigt. Det är det. Eftersom möten har en sådan inneboende kraft som kan så effektivt slösa bort tid så förtjänar de att behandlas med försiktighet och respekt, vilket kan ibland uppfattas som fyrkantigt.

0 Kommentarer

Förra
1
2
3
4
5
Nästa

Twitter

LinkedIn

Instagram

Facebook

RSS